在现阶段，文件的归档依然以纸质文件为主，究其原因是档案永久保管的需要。世界上最早的纸质文献是1986年在甘肃天水放马滩一座西汉墓中出土公元前179-前150年间的纸质地图残片，距今有2100多年的历史，由此可见纸质档案的保存期限是经过历史验证的。①但是，实行办公自动化以后，机关中的绝大部分将以电子文件形式生成，由于当前电子文件的法律效力还没有得到完全确认，因而在今后很长一段时间，纸质文件与电子文件将长期共存。这就要求新形势下文书档案管理工作积极顺应潮流，在秘密文件归档时，虽然内容不能流转，但我们应将其文件目录输入微机，这样既避免了电子文件归档的不齐全、又保证了上网文件的安全。
三、采取多种形式开展文书档案服务利用工作
我们采取多种形式的目的是为了积极主动地开展档案工作，也是我们每个档案工作者的中心任务。
首先从档案的查阅方面来看。档案是原始记录材料，多为单份，有些内容有机密性，这就决定了归档文件一般不准外借，只允许阅档者在阅览室内查阅。这样做的目的是：既有利于保护档案材料，避免损失、磨坏、延长档案寿命，音乐鉴赏论文便于其他利用者查阅，提高利用率，同时又保证了档案的机密性防止失密泄密，有利于阅卷者及时调卷，不受时间限制从而查阅更多资料。
另外，电话查询也是一种有效的方式，有些想利用档案者由于路途遥远不方便亲自来馆查阅，可通过打电话的方式来查询，我们的档案人员能够及时准确地替他们调阅文件，给他们答复，既方便了查阅者，也提高了我们档案馆工作人员的服务水平。
档案复制这种方式非常普遍，许多高校每年有好几百毕业生来学校查阅在校时学籍档案、毕业证。由于当前毕业生出国热，来校查学籍的很多，档案馆不能让他们带走原件，只允许复印，这样既减轻了过去手抄的繁重劳动，又节省时间，减少档案磨损，提高了利用率，这样既延长了档案寿命，又方便了阅档者，使档案的作用得到充分发挥。另外有些用人单位为了核查毕业生的毕业证真实性，采取传真的方式索要学生学籍复印件，有效杜绝了假毕业证危害社会，维护了学生学籍的公正性。
档案的外借这一方式在各高校的档案馆中时有发生。针对此各高校有明文规定，必须严格遵守《档案材料借阅制度》，外借者必须遵守制度，必须如实写上借阅理由及归还日期，一切手续齐全，方可借出。
新形势下，必须采取多样化的措施，才能有效地开展文书档案的利用工作，才能使 档案管理工作再上一个台阶。
四、档案工作者的素质是文书档案管理工作的内在因素 2/4 首页 上一页 1 2 3 4 下一页 尾页 |
