| 校档案室较重视档案案卷质量，对收集来的档案资料认真地进行鉴定、分类；能遵循文件材料的形成规律和特点，尽量能保持文件材料之间的有机联系，保持材料的成套性、完整性；书写案卷标题力求完整、准确；案卷的装订、编目力求美观、清楚。
五、逐步实现档案的数字化管理
当今社会，数字化已成为经济建设和社会管理的主要手段。因此档案管理手段也要与时俱进，在档案材料上做到纸质档案、实物档案和电子档案相结合。
伴随着数字化教学和管理在我校的推广和应用，学校为档案室安装了档案管理系统。在实践工作中，文书档案的使用利用频率较高，同时其手工方式的整理和检索十分不方便。因此档案室率先对1998年以来的文书档案进行了数字化归档管理。虽然在一定程度上加大了档案工作人员的工作量，但由于数字化的检索方式快捷而准确，大大提高了文书档案的利用效率，为学校的“评建”等工作提供了有力的支持。
另外，校档案室在本校网站上开辟了“档案在线专栏”，在校师生和广大校友可由此专栏查询相关的信息。除了基本的学籍信息以外，由于我校历史悠久，校友众多，尤其是海外校友甚多。校档案室还将一些年代较早（上世纪20年代、30年代起）的老照片扫描成电子文本，并上传至网上，以便老校友远隔重洋也能了解到自己感兴趣的图片资料。
六、积极促进档案的利用
搞好学校档案开发利用的自的，是为学校发展大局服务，为广大师生及校友服务，否则，档案事业就没有必要了，这是档案工作的出发点和归宿。档案的开发利用主要包括两部分：
一是健全检索手段。为此，校档案室编制了各类检索工具，如检姓册；文书、教学档案全引目录；试卷目录；全宗介绍；专题目录等，并设专柜保管。这些检索工具的编制大大促进了我校档案的利用。以检姓册为例，我校较早毕业的校友（主要指上世纪30年代至80年代的校友）由于当时条件的限制，仅保存了他们的学籍资料，而没有制定相对应的索引。因此这部分档案虽然极其有价值，但却苦于档案员每次为校友检索都要花费巨大的时间和精力，效率极低。因此，校档案室利用四角号码的原理为创校至今的教职员工和毕业生制定了“检姓册”，实现了这部分档案的直接利用。而对于近十几年的档案，档案室则对大部分档案制作了计算机目录，实现了计算机检索。
二是通过专题编研等方式向用户提供所需材料。例如：为学校参加“财务审查”等全国、省、市的各级各类检查、定级、验收工作提供专题档案材料；为历届校友活动提供校友名单、帮助查找失去联系的校友；为校庆活动、举办展览馆提供各种资料、照片；为教职工职称评定提供课时认定、评选各类先进、担任何种职位的证明材料；为全国各地的内查外调提供证明材料；为上级有关人员及本校撰写校史提供材料；为历届毕业生提供毕业证明、成绩证明，发放毕业证书等等。为了使利用工作更深入，2003年档案室请有关人员制作了档案室网页，输入文字几万字，扫描图片几千张，设制了档案查询专栏，组织学生录入学生学籍档案2万多人，录入教职工档案资料1千多人，从2003年至今已完成学籍档案录入几万人，校友活动查询很多都是从网上直接查询，很受广大校友欢迎。
自建立校综合档案室以来，为学校的考评和检查，为教职员工的考核和评定职称等工作提供了大量可靠的档案依据；为广大校友尤其是年长校友的团聚叙旧搭建了平台；为学校毕业生求职考试提供证明服务；为宣传推广学校做好后勤服务工作。
为了做好这项工作，还要求档案员注意以下几点第一、明确服务方向。必须牢固树立为教学科研服务、为全校教职工服务、为各级领导和部门服务的思想。第二、正确处理利用与保密的关系。要解决好这个问题，就要正确理解、认识它们的关系对档案工作的影响，档案在什么情况下利用，在什么情况下保密，都要以服从党和国家利益为前提，把二者辩证统一起来。同时，还要认真研究审查档案内容，根据有关规定适当调整保密范围和等级，扩大利用范围。第三、熟悉档案，了解用户需要，主动积极为用户服务，完成由封闭型到开放型服务的转变。
结语
让历史留下清晰的记忆，这是我们的责任；让历史记录我们的光彩，这是我们的愿望；让历史告诉未来，这是我们的目的。档案工作的意义就在这里。新的时代赋予学校档案工作新的发展机遇，新的发展空间，同时也对档案工作提出了新的发展课题，提出了新的发展要求。学校档案工作只有惟新是图，奋发有为，才能不辱使命，建功立业，在教育工作中发挥应有的作用。
参考文献
1 福建省厦门集美中学.现代教育论丛.2010.04
2 胡敏.中学档案管理存在的问题及对策.岱宗学刊.2005.06
3 莫顺英.做好中学档案工作之我见.浙江档案.2002.02
4 中华人民共和国档案行业标准DA/T222000《归档文件整理规则》
5 窦丽娟.中学档案管理工作探析.辽宁教育行政学院学报.2006.11
6 贺乾坤.桃江县县属中学档案工作初探.档案学通讯.1993.4
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