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互联网环境下OA电子文件归档策略的探讨_论文范文

时间:2013-06-27  作者:李惠红,邹德军

论文导读::互联网使得OA电子文件大幅度提高档案归档了工作效率,同时也带来了归档信息来源无边界等问题。为此,归档管理应该采取电子文档应以生效时间为归档时间、电子文件立卷方式为保存在独立存储器中、配备独立的服务器和防火墙等安全措施。
论文关键词:互联网,OA,归档
 

OA是指以现代信息技术为核心,结合各种现代办公技术与设备形成的系统,目的是迅速、准确地处理各种信息。随着互联网的发展,OA为搜集、存贮、使用与日俱增的大量信息也采取了互联网的手段,这给文件与档案归档管理带来更高的效率,使归档管理的费用也大幅度降低,但是互联网的自身的一些缺陷也给OA电子文件归档带来了巨大的挑战。为此需要开展相关研究,寻找网络环境下OA电子文件归档的恰当策略。

一、互联网环境下OA电子文件归档面临的主要问题:

1归档信息来源无边界:随着互联网的发展与普及,企业内外的'边界'正在消失,员工在办公室或家里处理的文件是同样的效力。由于'网络边界'的消失,OA系统所依托的的互联网安全随时随地都会受到威胁。从某种意义上讲论文范文,方便快捷传递的档案信息都会随时受到挑战。黑客们可以轻而易举地拦截网络上传递的信息,进行各种工业间谍和其他破坏活动。这种全新的挑战,是档案归档管理前所未有的问题。

2归档信息的脆弱:整个信息系统是由资源子网和通信了网构成的,无论是传输网络还是保存档案信息的磁盘都安全性。在信息化社会,整个企业犹如一部由计算机网络连接起来的巨大机器。数字化机器具有的绝好的精密性与连通性,使得部分零件失灵而殃及全局的现象屡见不鲜。对计算机网络的恶意破坏往往是在没有任何先兆的情况下突然发生,而且会迅速蔓延到其他部分。

3归档信息丢失的隐蔽:在互联网环境下归档信息通常由计算机自动完成,黑客可以植入病毒,在不留任何'痕迹'的情况下窃取归档信息,隐蔽性极强。

二、互联网环境下OA电子文件归档面临的策略:

1、归档管理应该配备独立的服务器和防火墙等安全措施

档案的最终目的是利用档案中的信息。电子文件形式的档案可以通过计算机能进行全文检索,使用比较方便。但是档案信息一般属于正式文件,有些甚至属于机密文件。可见,档案信息的查询利用必须有一定的限度,不同的人员查询使用档案信息应该有不同的权限,并且防止黑客窃取档案文件。因此,档案部门应该单独设立服务器,并且配置防火墙等安全措施。

上述方法是电子文件的归档管理为工作对象,其目的是为了利用互联网提高工作效率,同时防范互联网的负面效应,便于档案的保管和利用。电子文件不仅需要归档,而且还需要进行必要的整理,以便更好地保管和利用论文范文,进一步快速有效地发挥档案的作用。

2、电子文档应以生效时间为归档时间

由于电子文件在利用上的优越性,使归档工作发生了根本性变化,而互联网环境使得OA电子文件归档发生了一系列的变化:①由原来事后归档,可以变为电子文档生产的同时进行归档。电子文件要快速方便得多,除非有特殊需求一般不需要再查看原件。在归档文件由单一纸质的形式改变为同一归档文件既有纸质又有电子的形式。电子文件归档应当与实物上的归档。电子文件的归档,这是档案保管过程中必不可少的环节。文件归档的条件是:①必须是已经生效的文件;②必须有完整、齐全的电子签章;③必须具有一定的保存价值,并严格按照不同的保管期限分别立卷,在存储其中排列,分存储器保管。文件立卷的标志是:必须经过相应的归档程序,履行必要的归档手续,由原来文书部门或业务部门负责管理的文件,按照档案室的整理要求和技术规范,编目,移交给档案室集中保存。这种管理权限的移交,也是文件与档案材料在形式上的区别。就载体而言,文件与档案是同一体的两个不同阶段,因而没有任何差别,从本质上讲,文件材料经过人的整理之后.有意识、有目的的集中保管,这就是档案了。这样一来论文范文,归档的标志应该是电子文档是否进入专门的档案管理系统,进入档案管理系统,那么就已经归档,否则就没有归档,

3、电子文件立卷方式为保存在独立存储器中

电子文件能够从不同角度同时展示文件的相关内容,任意组合成各种文档档案的查找和利用。立卷是从保管的角度来看档案信息的。OA系统形成的电子文档一般属于正式文件,虽然需要借助专门的设备读取,但是为了保证电子文档的保管安全,一般要求电子文档以不依赖OA系统软件的、不参与日常办公事物的独立存储器中。电子文档的立卷直接以独立存储器为保管单位,集中保存在各个档案库,并且每个存储器最好做1个以上的备份,备份存储器放置于另一独立地点。

因此,电子文件的整理就可以由保管和利用为目的转向单纯以保管为主要目的进行整理。件在形成过程中有着一种自然联系,突出表现在来源上,产生于某个机关和机关内部机构。在时间上,产生于某个特定的年月日。因此,在整理的线索上,立卷是为了便于保管和利用而要尽可能地保持文件之间的自然联系,最好以来源时间联系为主要方式。这种变化可以看成是立卷的一种简化,变多种交叉联系为一种简单的、自然的但却十分清楚的联系论文范文,以适应电子文件的管理。在整理的对象上,彻底改变了原来的案卷级方法代之以文件级为基本保管单位,档案以独立电子文件为单位进行整理编号,装盒排架,使档案盒仅仅成为一种装具。

我国是一个发展中国家,各方面技术都处于发展阶办公自动化新技术也正日益发展。随着网络、检索、阅读、复印、复制、端微等新技术的发展,电子文件档案将会越来越多,这变化又会促使档案工作的理论和实践发生变化。由于科学技术的迅猛发展,对于在档案工作中已经引起和将会引起的变化,必然是一个历史发展的过程。随着科学技术的发展和档案工作者科学技术知识素养的提高,认识过程中的缺陷,是完全能够克服的。


参考文献
[1]邹德军,电子商务时代信息伪过剩及其对策.内蒙古:北方经济,2009.4.
 

 

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