论文导读:：本文在分析多年来国内外设计和实施办公自动化系统的基础上，深刻剖析了适应知识经济时代的办公自动化系统的需求特征，指出知识管理将是OA发展的方向。在对目前办公自动化技术发展背景的论述和研究的基础上，综合比较了实施OA系统的开发平台的特点，研究了J2EE平台实现Web开发的技术特性，介绍了B/S软件开发体系结构模型，改进了公文管理水平, 实现了办公自动化。
论文关键词：OA，办公自动化，企业办公辅助系统
1研究现状
人们普遍使用计算机来提高个人工作效率，但是在需要许多人一起协同工作的现代工作环境中，更需要提高整体工作效率。这就需要建设一个安全、可靠、开放、高效的办公自动化系统，为管理部门提供现代化的日常办公条件及丰富的综合信息服务，以提高办公效率和管理水平，最终实现“无纸”办公。正是在这个时代背景下，办公自动化（Office Automation简称OA）在企业的应用得到了迅速的发展。企业办公辅助系统是OA的一部分，辅助企业办公人员完成各种办公事务OA，提高企业的工作效率和工作质量，促进办公活动的规范化和制度化。各个单位部门都加快了信息化的步伐，建立并逐步完善符合自己特色的办公自动化系统。
办公自动化系统提出以来到目前为止，已经发展了三代：
第一阶段：以数据为处理中心的传统管理信息系统。其实现了数据统计和文档写作的电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质向电子的飞跃，实现了个体工作的自动化，提高了文件管理水平。但是，这种方式缺乏群组协作工作过程的处理能力，因而其“自动化”程度是有限的。
第二阶段：以工作流为中心的协作性OA系统。其包含众多实用功能和模块，实现了对人、事、文档、会议的自动化管理。开发技术大多为CS（Client/Server 客户端/服务器）方式，与第一代OA相比是以网络为中心，以非结构化数据的信息流、工作流为主要存储和处理对象，以E-mail、文档数据库管理、复制、目录服务、群组协同工作等技术作支撑，让群体协同工作成为可能，但难以实现随时随地的办公、移动的办公，而且难以实现企业资源的延展，而且系统开发和操作使用复杂OA，投资昂贵，所以在这一阶段的OA得不到充分的推广论文服务。
第三阶段：以知识管理为核心的OA系统。这个阶段OA大部分是基于B/S结构的，浏览器这种界面格式己被广泛接受，大多数用户能够无故障操作。开发者只需将注意力集中到服务器端后台应用支持的开发，省去了客户端前后交互界面软件的开发，这不仅可节省开发费用和加快开发速度，更重要的是实现了跨越多平台，同时还方便了用户群的扩展、变化以及应用系统的管理和软件的安装、升级等。它可以在浏览器下实现知识利用、手写文档、电子认证等。同时，信息化硬件的价格也逐渐大众化，软件产品的实施价格与周期也降低到了合理的位置。因此，OA系统得到了迅速的发展。企事业单位用其把计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学结合在一起，把基于不同技术的各种先进办公设备有机地组合起来，使办公系统具有高效率地综合处理各种办公信息的能力，从而大大提高办公效率、办公质量及决策科学水平。
2预期目标
系统设计的初衷是为了彻底改变当前办公系统现状的挚肘，以从根本上提高企业里整体办公效率，并作为在实施以知识管理为主要标志的自动化办公系统之前的过渡系统。基于这一初衷，设计的系统包括以下模块：
（1）日常工作目标模块。本模块主要完成日常出勤、外出登记单、请假条以及调休单的填写、日常工作留言、工作总结和工作计划填写等目标功能。
日常出勤进行每日的出勤登记管理OA，此项功能将改变由于很多人为因素导致绩效考核不公正、不全面、透明度低。外出登记单和请假条填写，方便员工在自己的办公室提交登记单据，还可以查看单据的状态，并据此做出相应的工作安排。日常工作留言主要实现给其他员工留言，以做出友情提示、事项安排等。工作总结和工作计划的设计目标将促进员工更快更好地工作，使得员工的工作更加具有条理性。这样既提高了工作效率又方便了员工。
（2）考勤明细目标模块。本模块的设计目标主要完成对公司今日出勤情况进行统计、对每个员工的出勤情况进行统计、对当前在线的员工进行统计、对公司的请假单进行统计，并让每个员工都可以看到这些信息，以使得员工之间可以相互督促、相互勉励，以此提高员工的工作自觉性和积极性，改善现在公司员工拖沓的习惯。
（3）在线交流目标模块。本模块的设计目标是实现公司员工的在线交流，并可以实现群聊的功能，逐步可以进行网上会议。
（4）信息共享目标模块。本模块的设计目标在公司内部对一些经常用到的信息和文件进行共享，并可以进行通知公告的发布，以此提高信息查找和传递的速度，进一步提高工作效率。信息共享模块主要包括值班表、公司通讯录、公司制度以及通知公告。员工可以通过值班表来查看本周的值班情况，可以从意见箱中看到别人对改善工作的意见，从公司制度栏目中看到公司的规章制度OA，从通知公告中看到最新的、以往的通知公告的详情论文服务。在这个过程中可以减少信息检索的时间，提高信息传播速度。
（5）个人信息管理目标模块。本模块面向每个员工，他们可以通过此模块修改自己的登录密码，浏览个人资料。
（6）其他事宜目标模块。本模块作为系统的扩展接口，以便将来系统功能上的扩展。
3 系统功能模块设计
企业办公辅助系统分为员工登录模块和管理员登录模块，其中员工登录模块又分为日常工作、考勤明细、在线交流、信息共享和个人信息五大模块；管理员登录模块分为员工信息管理、考勤管理、消息管理、请假管理、通知管理、公司信息管理和工作信息管理七大模块。各模块按其各项功能进一步分为几个子模块，系统的功能结构图如图1、图2所示。
图1 员工登录模块结构图
图2 管理员登录模块结构图
4 系统的设计与实现
4.1 系统用例图
用例图是从用户的角度来描述系统应该具有的功能。用例图描述系统外部的执行者与系统的用例之间的某种联系。用例图在UML方法中占有十分重要的地位，人们甚至称UML是一种用例图驱动的开发方法。为简洁，只举例说明：
                                
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