论文导读：档案信息化是科学管理档案，拓展档案部门社会公共服务功能的重要手段，也是落实科学发展观、构建社会主义和谐社会，更好地为发展档案事业服务的长期战略任务。高校档案管理网络信息化建设起步较早，上世纪80年代初，便有诸多高校开发应用了档案计算机管理系统，然而，此项工作虽然开展了20多年，但是总体进程缓慢，发展不平衡。高校档案信息化建设是以档案资源建设为核心,以纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础,以扩大档案信息资源开发利用为目标,确保馆藏重要档案、照片、底片及录像档案数字化的一项重要的档案建设。另一方面,高校各部门的兼职档案员接受过档案管理专业的专门培训较少,缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能,而对档案管理人员继续教育的措施乏力,又直接制约着档案信息化建设进程。从法的角度而言，目前的档案信息安全保障法规尚未形成体系，难以有效地解决档案信息安全问题。
关键词：高校档案，信息化，安全保障，建设，措施
档案信息化是科学管理档案， 拓展档案部门社会公共服务功能的重要手段，也是落实科学发展观、构建社会主义和谐社会，更好地为发展档案事业服务的长期战略任务。高校档案管理网络信息化建设起步较早，上世纪80年代初，便有诸多高校开发应用了档案计算机管理系统，然而，此项工作虽然开展了20 多年，但是总体进程缓慢，发展不平衡。
一、高校档案信息化的基本含义
高校档案信息化建设是以档案资源建设为核心,以纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础,以扩大档案信息资源开发利用为目标,确保馆藏重要档案、照片、底片及录像档案数字化的一项重要的档案建设。它是高校“数字化校园”建设的重要组成部分,是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用档案资源,提高档案管理效率与效益,实现资源共享,逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化的重要途径。其最终目标就是实现高校馆藏信息资源数字化,从以档案实体保管和利用为重点,转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心,从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化和社会化。
二、档案信息化建设的提出
我国档案信息化建设起步比较早。从1979年起, 中央档案馆、中国人民解放军档案馆、国家档案局档案科学技术研究所等个别机构就陆续购置计算机设备, 开始了档案管理自动化课题的研究和实验, 至1985 年底, 全国已有20多个档案馆成功开发并运行计算机档案管理系统。1993年随着国家经济信息化战略的启动, 大量电子文件问世, 为此1996年国家档案局成立了“电子归档研究领导小组”,档案信息化逐步由自发进行转向自觉开展。1999年《电子文件归档与归档电子文件管理规范》下发，同时要求各级档案部门积极开展档案信息化建设的研究与实践；国家档案局在2000年全国档案工作会议上，正式提出了档案信息化的概念，之后档案信息化建设在全国各类档案馆（室）中蓬勃开展起来。随后，国家教育部办公厅转发2000年国家档案局《全国档案事业发展“十五”规划》，明确要求高校档案部门积极做好档案工作信息化的建设。2002年11月25日,国家档案局中央档案馆向全国各档案部门发布《全国档案信息化建设实施纲要》,尤其在2003年9月1日，国家档案局颁发的《电子公文归档管理暂行办法》明确规定：“归档的电子公文应按本单位档案分类方案进行分类整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。”电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸制公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。在这十几年间, 我国档案信息化发展的速度是比较缓慢的, 作为信息资源的核心管理机构, 在国家信息化战略中的作用没有得到有效地发挥, 在很多方面显得比较被动，对于这种“起步早, 发展慢”的现象, 是档案界一个亟需解决的现实问题。
三、高校档案信息化建设进程缓慢的原因
1. 现代化高校档案管理队伍建设力度不够。
据不完全统计，教育部直属高校档案馆（室）共有72个，其中，档案馆61个，档案室11个；共有档案工作人员1129人，其中，专职人员750人，兼职人员379人，专职人员数量不足，兼职人员数量过大。在750名专职人员中，女性占70.80%，比例过大。在750名专职人员中，档案专业毕业的为450人，其余300人仅受过档案专业在职培训。
从目前多数高校来看, 尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍。档案人员的数量和质量还不符合档案现代化的要求。一方面, 缺少专职档案管理工作人员，而且现有专职档案工作人员的学历结构、知识结构、年龄结构、职称结构都不尽合理。档案管理人员群体中学历层次偏低,缺乏掌握现代化技术的管理人才,既懂档案管理和现代化科学技术又懂社会科学和经济管理的复合型人才更是奇缺。这样直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广,解决在工作中遇到的新情况和新问题时常常感到力不从心。另一方面, 高校各部门的兼职档案员接受过档案管理专业的专门培训较少, 缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能, 而对档案管理人员继续教育的措施乏力, 又直接制约着档案信息化建设进程。
2. 缺乏统一协调和指导，标准化建设水平低。
在我国，高校档案信息化建设具有明显的自发性、分散性特点。由于受高校管理体制和运行机制的影响，不同的高校隶属于不同的行政主管部门，缺乏统一协调和指导，各高校只能在盲目中自我摸索、自我完善、自我发展的自给自足状态中开展工作，标准化水平较低。多数高校的档案信息化系统采取的是独立开发与封闭式的自我建设模式,虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要性与必要性，但是由于五花八门的建设模式缺陷和馆际间的合作与交流的缺乏，致使信息化建设难以完全覆盖，既影响档案信息资源的共建共享,又造成人力、物力、财力的重复与浪费。
3. 基础设施建设相对滞后。
教育部实行五年为一周期的全国高等学校本科教学工作水平评估制度后，不少高校的重点在建设与教学、科研紧密相关的项目。然而，档案信息化建设又是一项浩大工程，技术含量高、涉及范围广、资金消耗大、时间周期长。大多数高校在建设档案基础设施上的资金非常有限, 因而很多高校的档案设施设备相当落后和简陋。有些高校档案部门虽建立了部门主页，但只是集中发布档案馆的简介、馆藏情况、内部机构设置、档案利用情况等，真正具有凭证价值的档案信息却没有上网，未能发挥其证据作用和利用价值。有的高校档案室虽然实现了内部数字化管理, 但未与外界联网, 也谈不上真正的数字化管理。由于没有没有统一的协调和指导，高校档案管理信息的规范化和标准化程度非常低。另外，各高校根据需要和商家共同开发软件，由于商家的原因以及高校档案信息化建设的自发性、分散性特点，使得开发的软件不能互用, 并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,因而无法全面实施、推广统一标准, 这也制约了档案信息化的建设。
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