论文导读：高校基建档案是科技档案的一个重要组成部分。高校档案管理基本按照这两个“蓝本”执行。档案管理，高校基建档案管理现状、特点与对策分析。
关键词：高校，档案管理，对策
高校基建档案是科技档案的一个重要组成部分，自1993年国家教育委员会关于发布《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》至今，高校档案管理基本按照这两个“蓝本”执行，而社会上档案观念的转变、监理制度的实施、对基建工程审计的加强，使基建档案的特点与十几年前相比有了很大变化，也导致目前基建档案的库存状况存在一些不太合理的地方，所以基建档案的归档范围和保管期限亟须改进。
基建档案是指在基建管理和工程项目活动中直接形成的，其价值主要体现在学校基础设施的扩建、新建；后勤服务中心对基础设施的维护和修理、危房鉴定、房产部门办理房产证，以及工程质量事故处理和经济纠纷的调解等方面，由此可见基建档案的重要性。
要更进一步科学化地管理好基建档案，必须充分认识高校基建档案的特点。
一、高校基建档案的特点
目前高校投资主体多元化，多元化也必然带来管理的多重性，从而增添了档案管理工作的复杂性和社会性，对高校基建档案自身的质量、项目的齐全性、数据的准确性、查找的方便性都提出了更高地要求，而抓住基建档案的特点，是高校基建档案管理的关键所在。主要有以下七点：
①专业性，集中表现在基建档案的形成领域和内容性质都具有鲜明的专业特点。
②成套性，基建工程是以一个独立的工程项目为对象进行的，规律性地形成了一系列相关科技文件。硕士论文，档案管理。在基建项目建设过程中，包含了从提出项目建议书、可行性分析报告、编制初步设计、编制设计文件、进行地质勘查、设计招标、签订合同等全过程文件，要把整个工程的来龙去脉清楚显现。
③现实性，是指它具有较强的现实使用性。其它文件材料归档后，基本上完成了现行功能，多半是用来历史查考，而基建档案则不同，它不仅没有退出现行使用过程，而是在较长时期内发挥现行效用。
④广泛性，档案材料的来源十分广泛，从工程项目建议书到竣工验收，档案材料来源涉及到政府部门审批、设计部门论证设计、施工单位实施建设、监理单位监督管理、质监部门质量评定以及材料、设备供货单位的合格证书、检验报告等等都使基建档案材料具备了广泛性特点。
⑤复杂性，基建档案涉及地质、气象、环保、建筑、结构、给排水、暖通、供变电、消防等多种专业内容，这些专业有机地融合才能完成一个建筑单位工程，也带来了专业内容的复杂性。
⑥庞大性，基本建设项目，由于投资规模往往较大，参与单位多，涉及专业广，以及项目归档文件套数多等因素，使得最终形成的基建档案数量远比其他技术活动行程的档案多。硕士论文，档案管理。
二、高校档案管理中普遍存在的问题
在实际管理中还存在诸多问题，比如施工图纸的变更部分没有重新绘制到竣工图纸上；项目文件涉及单位多，收集不齐全；学校立卷制度不细致等等；从大方面讲主要存在于三个方面：
①档案意识不强，归档材料质量不高。高校基建部门以及主管领导对基建档案工作重要性认识不够，由于思想认识不足宣传力度不够，致使一些基建管理人员严重存在着“重建设、轻档案”的思想。在实际工作中，能经常发现有些工程项目档案内容丢失，图物不符，不少材料分散在承办人和技术人员手中，其中设计变更、施工记录等的遗失最为常见。严重者还有管理人不交接、不存档，“人在资料在，人换资料失”的现象。一般情况，高校仅能做到目录级管理，即只能在档案信息管理系统上检索到目录，没有相应的材料和电子资料。具体材料又常常是复印件或者用铅笔、圆珠笔书写等不符合归档要求的材料。硕士论文，档案管理。对于一些隐蔽工程、地下管网工程等也普遍存在没有及时记录和编制准确的资料、数据等竣工档案。
②管理制度不严格，缺少制度保障。硕士论文，档案管理。虽然国家自1994年1月1日全面要求实施高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，但由于基建工程涉及多个部门，在档案管理工作中缺乏统一的约束机制和调控手段，导致档案工作难落实，管理人员敷衍了事，消极应付；归档滞后、拖拉甚至遥遥无期。除此之外，在人员、设备经费保障上也不能满足，对专（兼）职人员不能进行定期培训，在这些需要经费支持的工作中，学校往往投入的专项费用很少甚至没有，这些都是缺乏有效管理和约束机制造成的。
③ 缺乏档案专业人员。目前大多数高校都在进行“新校区”建设，基建部门和档案管理部门的人员较少，能分配给专职的档案管理人员更是严重不足，既熟悉基建业务又熟悉档案管理知识的人员更是少之又少。而作为一名基建档案管理工作者，应能在了解基建工作流程的基础上，掌握文字信息处理技能和熟悉数据库技术，因为“新校区”建设工程浩大，没有相应地信息化管理手段易导致资料的遗失，这一点普遍存在于建设单位和施工单位。
三、高校基建档案管理的对策办法
①制度要健全，约束机制要完善。根据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》细则实施是不够的，要根据每个工程实际情况因地制宜，建立好符合学校或者基建部门特点的制度，它并不是按部就班。基建档案是一项专业很强的工作，集科学性、严谨性、特定性于一体，力求完整、齐全、系统、准确。首先，要建立档案管理组织结构和明确岗位职责，不仅在校级有管理机构，而且基建部门也应设立专人负责，两者既有分工，又有合作。这样才能提高档案收集的准确性，减少收档人员工作强度。
②执行要坚决，归档管理要同步。硕士论文，档案管理。在档案管理工作中做到“有法可依，有法必依，违法必究”，这是做好基建档案管理的关键。因此，要制定严格的检查和交接制度。按章管理，能使基建档案工作纳入系统化、规范化的轨道。基建档案资料主要是在建设过程中产生的，提高档案的卷宗质量，应坚持基建档案“三纳入”、“三同步”管理。在实际操作中，可以加入比如：每月技术例会检查，重点工作归咎；档案管理部门参加成果鉴定，工程竣工验收，专家会谈等活动。做到边施工边整理，软硬件同步进行，保证竣工时，竣工档案完整齐全，从而使归档工作得以顺利进行。
③领导观念更新，硬件投入加大。搞好基建档案管理工作，需要领导重视，领导实实在在的支持是搞好档案管理的工作关键，只有领导对档案管理工作的支持，才能将基建档案纳入工作计划，进行统一管理，分配各科室工作，形成网络，责任到人。硕士论文，档案管理。同时，逐步利用先进的科学技术设备，提高学校基建档案管理部门和立卷归档单位的工作效率，把繁重的组卷、调卷、抄写卷内目录等手工操作中解脱出来，逐步变手工操作为方便快捷高效的办公自动化管理，添加必要的计算机、复印机、扫描仪等等。
④多方协作，建立信息化管理制度流程。由于基建档案牵扯单位较多，常涉及政府部门、施工单位、监理部门、质检部门等，因此需多方密切合作。为提高工作效率，必须进行信息化管理，建立信息化管理制度。
随着高等教育事业的发展，高校基建投资日益增大，建设工程也逐年增多，建设工程档案管理也越来越复杂。因此在日后的工作中，要不断发现问题，不断创新，为学校基本建设做好重要的历史记录，适应形势，满足学校的整体需求。
参考文献：
[1]缪长江.建设工程项目管理（全国一级建造师执业资格考试用书）.2010年第二版
[2]黄福如.高校合并后基建档案管理存在的问题与对策[J].文教资料,2007,(8)
[3]刘梅.关于高校新校区基建档案管理的几点思考[J].中国科技信息,2007,(12)
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