论文导读：高校二级学院教学档案是各教学单位教学活动的真实反映，是评估教学成绩和进行学科建设的重要依据，是高校档案资料的一个重要内容。然而在各高校二级学院教学档案管理过程中，存在各种各样的问题，认真分析这些问题并采取相应措施，将对各教学单位的教学管理活动起到一定的促进作用。高校教学计划通常是按学制周期来制定的，因此，教学档案也就按学期、学年或学制来管理，从而具有明显的周期性。相关资料可能涉及各教学管理部门，也可能涉及学生管理部门。
关键词：高校,二级学院,教学档案,管理
高校二级学院教学档案是各教学单位教学活动的真实反映，是评估教学成绩和进行学科建设的重要依据，是高校档案资料的一个重要内容。然而在各高校二级学院教学档案管理过程中，存在各种各样的问题，认真分析这些问题并采取相应措施，将对各教学单位的教学管理活动起到一定的促进作用。
一、二级学院教学档案的特征
二级学院教学档案是学院教学工作方面的档案，它不同于其他方面档案，具有如下特征：
1、资料具有明显的周期性
高校教学计划通常是按学制周期来制定的，因此，教学档案也就按学期、学年或学制来管理，从而具有明显的周期性。
2、资料来源零散
教学档案资料涉及的部门多，人员广，有的来自一线教师的各项教学活动，有的来自教学主管部门关于教学、教改等方面的文件、条例等；相关资料可能涉及各教学管理部门，也可能涉及学生管理部门。
3、资料具有较强专业性
高校的教学活动是按专业来进行的，不同专业的教学活动不同，从而使教学档案也不同，具有很强的专业特性。
4．档案资料形式繁多
由于教学信息的多样性，教学档案的形式也就呈现多样性，如纸介质的、胶片的、磁介质等多种形式。
5、大部分为原始资料
通过大量的原始资料，可以真实反映教学活动的实际情况，因此教学档案资料的原始性是教学档案的又一特征。
二、二级学院教学档案管理中的问题
由于二级学院教学档案具有上述特征，从而导致对其进行管理过程中，非常容易出现如下问题：
1、在思想上忽视教学档案管理
二级学院教学档案管理是一种事后行为，容易被人们所忽视。二级学院教学档案管理涉及教学、学生等多种文献资料，是为了实现教学计划、教学目标而形成的文献，当教学计划、教学目标实现以后，形成的文献资料往往被人们所忽视，从而造成文献资料丢失，这在高校许多二级学院中不同程度地存在。二级学院教学档案管理是一种无形的工作，也容易使人忽视该项活动。用固定形式评估无形的教学档案管理是很难的，而有些人认为二级学院教学档案管理很容易，任何人都可以去做，这就导致了用人上的随意性，进而影响了其管理水平和效率的提高。二级学院教学档案管理是一种日常性工作，容易被其他行政事务所取代。由于机构设置的原因，有的二级学院虽有专职教学管理人员，但其职责也经常混淆，让其辅助很多其他事务，从而使其难以全心投入教学档案管理工作。
2、教学档案管理信息化程度低
高等院校在思想上由于长期受计划体制的影响，缺乏服务意识、信息意识，从而导致了教学管理信息资源不能满足相关资料需求者的需求。目前，许多高校对于教学档案的管理，很少关注教学管理信息数据库的建设，而只重视设施、技术的投入，从而使得对教学信息资源的利用缺乏应有的深度。高校的教学档案管理没有完全按照相关教学信息需求者的需求来索引教学信息资源，不能及时地掌握这些需求者需求的变化，使教学信息化缺乏针对性和可操作性，从而造成教学信息资源利用过程中缺乏目的性。。高校的教学档案管理没有把握住教学信息资源的时效性，没有真正充分利用网络技术、通讯技术来及时、准确地形成教学信息资源，从而也就难以形成教学信息资源的网络化、规模化、多元化、自动化的立体模式。
3、教学档案管理手段落后
依据办公自动化、管理科学化的规则，在教学档案管理方面应当运用现代化设备来进行，然而目前有些高校二级学院在教学档案管理中仍实行原始的手工处理方式，尤其是在编制教学档案目录索引方面，还没有选用计算机这种现代化手段进行，这在很大程度上影响了教学档案管理效率。在教学档案管理中，《教学档案目录索引》建立非常重要，它可以使教学档案使用者非常容易地找到自己所需要的资料。如果忽视《教学档案目录索引》的编制，在教学档案管理上就会带来许多不便。如对于学生档案的管理时，学生学籍档案格式不统一，大部分又是活页的，甚至有些材料是残缺的，这样在手工方式下查找起来就比较麻烦，需要把历届学生学籍项目全都浏览一遍，才能挑出相关项目，这样既费时又费力，从而影响工作效率。
三、加强二级学院教学档案管理的措施
高校二级学院教学档案管理工作有益于强化教学管理、深化教学改革，是高校比较基础的管理工作。针对上述问题，各高校可采取如下对策和措施：
1、在思想上要重视教学档案管理
从我国高校发展实践来看，要想保障教学工作的中心地位、教学改革顺利进行、提高教学质量，必须在思想上重视教学档案管理工作，这在教育部组织的对各高校本科教学评估工作中得到了充分的体现。长期以来，各高校二级学院教学档案管理一直没有得到应有的重视，一直被相关领导看作是行政工作的一部分，甚至被认为是可有可无的工作，从而导致了众多具有较高学术价值的信息资料未能及时整理、加工，近而直接影响学科、专业建设。因此，在各高校的二级学院中，从领导到教师、到普通行政人员，都应高度重视教学档案管理工作。
2、各二级学院设置专职高素质教学管理人员
无论什么工作，只有专人负责，才能把工作做好，各二级学院教学档案管理工作也是如此。。。因此，在高校各二级学院中应当设置专职高素质的教学管理人员来负责教学档案管理工作，但要明确其职责从而使其专心于教学档案的管理工作。第一，各学院教学管理人员要加强业务学习，增强工作责任性，从而不断提高业务处理能力，进而促进其综合素质的提高。第二，各学院教学管理人员应及时做好教学档案资料的收集、整理工作，教学档案的借阅要严格按照借阅制度来进行，对于不符合要求的教学档案使用者，不能进行借阅教学档案活动。第三，主动催促相关人员及时完成相应的教学档案资料，以免影响正常教学活动及教学档案管理工作。
3、教学档案工作要按教学要求进行
高校教学工作有许多环节，都要涉及教学资料的采集、加工处理。首先，要注意对教学档案管理的全面性。对于培养目标、教学改革、学制等方面的指标、规定等方面的教学档案资料要永久保管，对于学校等上级主管部门下达的教学文件、教师工作量核算、教师任课安排、教学经验总结、教案、教学改革等教学档案要长期保管，而对于课堂教学材料、教学情况调查、教学运行表、调研报告、各级优秀教学质量评奖材料、优秀实习报告等等可视具体情况而定，通过这种分级管理方式，就保证了教学档案资料的完整性。其次，将教学档案按要求分类保管。各二级学院教学管理人员应坚持按制度要求做好资料登记，随时将资料分类存放，同时应把教学档案的收集、整理、积累工作纳入教学管理工作程序，做好材料的收集、整理工作，确保教学档案的准确、完整。对于各种教学档案资料要标明完成者、完成时间，这样有利于教学档案的管理与利用。
因此，高校各二级学院的教学档案管理工作应该充分引起相关领导的重视，在认清存在问题的基础上，通过统一思想认识、设置专职教学管理人员、充分利用先进管理方法来不断提高高校各二级学院教学档案的管理水平，从而为教学活动提供优质的教学信息服务。
参考文献：
[1]刘玉明，档案管理的新挑战[J]，《档案管理》，2003（4）
[2]吕慧，21世纪高校档案管理的探索[J]，《济宁师范专科学校学报》，2002，(6)
[3]葛凤云，谈高校档案管理人员应有的素质[J]，《天津农学院学报》，2000，（7）
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