论文导读：学校重大活动主要体现在以下几个方面：一是学校举办的重大党政活动、德育活动、教科研活动、文化体育活动。从当前学校重大活动档案管理情况来看，各学校在重大活动档案管理工作中，由于制度不够健全、重视程度不够、责任意识不强等方面原因，使大部分重大活动归档不完整、欠规范，主要体现在重大活动资料散失在分管领导、各处室及有关人员手中。
关键词：学校重大活动，档案管理，制约因素，创新措施
学校重大活动档案是指学校开展重大活动过程中直接形成的、具有保存价值的纸质、光盘、声像、实物等多种载体、多种形式的历史记录，是学校宝贵的历史财富；是档案信息资源的重要组成部分；是学校开展爱国主义、爱校教育的良好素材。全面地收集、系统的保管、科学的利用重大活动档案对促进学校教育教学工作具有现实意义和历史意义。新形势下如何创新重大活动档案的收集、整理、归档工作，是摆在我们学校档案工作者面前的一个重要课题。笔者就学校重大活动的内容、制约重大活动档案管理工作的因素和如何创新重大活动档案工作提几点粗劣的看法：
1.学校重大活动档案的主要内容
学校重大活动主要体现在以下几个方面：一是学校举办的重大党政活动、德育活动、教科研活动、文化体育活动。正如：我县当前正在进行的“高效课堂——先学后教”的课堂教学改革，由于所涉及的内容多而新，档案收集可以按照不同的专题案卷进行收集，例如：校长论坛、校长示范课、教学片际教研、校本课程、校园文化建设、读书活动、校园百家讲坛等专题活动。还有学校开展课题研究、名师工程建设、运动会等活动；二是重大纪念日和重大庆典活动，如校庆、艺术节等活动；三是学校重大的专项工作，如：学校创建省级示范初中、创德育特色校、道德银行建设工作、航模等专项工作；四是国家、省、市领导或名人到学校视察、调研活动，如：中国科学院院士的南京大学教授郑友炓回母校大田一中视察、世界“五连冠”国家女排前主力、省体育总会秘书长侯玉珠等人专程到大田五中看望和慰问了正在备战第四届全国体育大会的无线电测向定向运动员和教练员等活动；五是突发性和临时性等一系列活动，如：校园安全专项整治工作和前阶段甲流防控工作等活动。这些活动对促进学校素质教育的进程、推进基础教育课程改革力度有着重大的积极的推动作用。论文参考。所以，这些活动过程中形成的材料作为重大活动档案来收集、整理和归档极其重要。
2.制约重大活动档案管理工作的因素
从当前学校重大活动档案管理情况来看，各学校在重大活动档案管理工作中，由于制度不够健全、重视程度不够、责任意识不强等方面原因，使大部分重大活动归档不完整、欠规范，主要体现在重大活动资料散失在分管领导、各处室及有关人员手中；活动过程的材料只有少量的文字资料和声像材料；开展重大活动的情况仅在学校大事记、各处室工作总结和校园简讯里体现，重大活动没有形成专题案卷，重大活动档案的利用就无从谈起。重大活动档案得不到及时的收集、有效地保护、合理的利用，究其原因，突出体现在以下四个方面：一是制度不健全。论文参考。没有切实可行的管理制度，导致收集工作不及时、不完整、不系统。二是主体不明确。重大活动的承办部门没有明确作为档案收集的主体，没有承担相应的职责，也就没有把重大活动档案的收集工作列入活动工作议程，有的错误的认为只要做好工作即可，档案的收集是学校档案部门的职责，导致多头不作为。三是归档不即时。承办部门在重大活动完成后没有即时做好活动材料的归档工作并向学校档案部门移交，导致重大活动材料的散失。四是事中的监督和事后检查和后续收集不到位，导致重大活动档案利用率低下。
3.创新重大活动档案工作的措施
2004年7月《福建省重大活动档案管理办法》（闽档【2004】41号）颁布实施，它界定了重大活动范围、明确档案管理的职责、建立档案管理机制，促使重大活动档案工作进一步规范化、制度化，使学校档案管理员对重大活动档案的管理就有章可循。
3.1制度的健全是重大活动档案的重要条件
近年来各学校在常规档案管理工作方面有了较大的进步，但是重大活动档案管理的规章制度建设还不够完善，学校重大活动的档案管理工作缺乏稳定性、规范性和强制性。因此，学校档案部门要以《福建省重大活动档案管理办法》为指南，制定学校重大活动档案管理的规范性文件，使重大活动档案工作有章可循。要充分了解学校重大活动的性质、职能分工以及文件材料的的产生、运转过程，文件的种类、内容、形成特点和规律，制定具有可操作性，便于执行的制度，对档案的收集范围、收集方法以及要求和档案归档的奖惩作出明确的规定，使之做到有法可依、有章可循、照章办事，保证学校重大活动档案管理工作顺利进行。
3.2主体的明确是重大活动档案的重要基础
学校重大活动的承办者要明确自己是重大活动档案管理的主体，在制订整个活动预案过程中要有把重大活动档案的收集工作列入活动工作议程，把档案收集工作贯穿整个活动过程。形成“谁形成、谁立卷”的管理模式。学校档案部门具有档案管理和收集的双重职能，通常情况学校档案部门主要负责学校重大档案的收集管理的业务指导和督促归档工作，对重大活动档案管理进行宏观调控，采取提前介入的工作方法，在重大活动举办之前，学校档案部门要向重大活动的承办处室发放有关重大活动档案管理的相关材料，如学校重大活动档案的收集归档范围和活动材料登记表等材料，及时掌握学校重大活动档案的收集情况，有针对性的进行指导和督促。
3.3即时的归档是重大活动档案的重要手段
《福建省重大活动档案管理办法》明确规定“重大活动的承办单位应在重大活动结束后2个月内，按照档案整理的规范要求整理后办理移交手续”。学校重大活动的材料一定要采取“即时归档”的管理办法，才能顺应重大活动档案管理工作的需要。一般情况下学校重大活动都是由学校各处室协作完成，它凝聚集体的力量，举办的材料也来自不同的参与部门，材料的收集归档也需要各处室通力配合才能形成。论文参考。所以，承办处室要根据材料收集的范围，牵头做好本次活动材料的即时收集归档工作。根据重大活动不同的收集载体，采取不同的整理、归档方式，有针对性进行收集、整理、归档，并确保归档的质量。
3.4事中的监督和事后的检查及后续的收集是重大活动档案的重要保证
首先，学校档案部门在重大活动即将结束之前，要对重大活动档案的收集、整理情况进行摸底调查，针对收集、整理过程存在问题及时向承办部门或分管校长反馈，并提出相应的整改意见，承办处室要按照整改意见和要求进行整改。承办处室要按照档案部门提出的整改意见和要求整理出两套活动档案，一套原件移交学校档案室，一套由承办处室自行归档保存，便于今后更好、更方便的利用。其次，学校档案部门在重大活动结束后，在接收重大活动档案过程中除了对重大活动档案收集、整理、归档情况进行检查，还须对本次的活动的后续资料进行收集。如：大田六中“道德银行建设”（福建省未成年人思想道德建设创新案例之一）的专题档案，后续资料的收集尤为重要，要把省有线电视台、省广播电台、《福建日报》、三明电视台、《三明日报》等省、市、县媒体对该校“道德银行”专门的报道材料作为收集的重点，进行系统的收集，为有关部门成功举行道德银行典型推广提供相关的档案，重大活动档案的社会效益和利用价值也得到了充分体现。
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