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试论强化高校照片档案管理工作的途径

时间:2011-04-22  作者:秩名

论文导读:以影像为主要反映方式的具有保存价值和利用价值的记录。因画面直观、记录真实、包含的信息量大并且不受语种、国家等外界因素的限制而被广泛利用。所以档案工作人员要特别重视照片档案的收集、管理等工作。照片档案的管理与文书档案等其他档案相比较。
关键词:照片档案,收集,管理,保存,利用
 

高校照片档案是高校在从事教学、科研、管理及其他各种活动中直接形成的一种以感光材料为特殊载体,以影像为主要反映方式的具有保存价值和利用价值的记录。毕业论文,收集。

照片以特殊的载体形式,生动、详实、直观的展示了事件。而照片档案作为一种信息记录形式,因画面直观、记录真实、包含的信息量大并且不受语种、国家等外界因素的限制而被广泛利用,成为高校档案的重要组成部分。

然而,由于照片和底片的材料为特殊的感光材料,极易发生化学变化,保存的难度相当大。随着社会的进步和科技的发展,数码相机因成像清晰、免冲洗、方便查阅而越来越受到人们的重视。所以档案工作人员要特别重视照片档案的收集、管理等工作,更好的发挥照片档案的作用,为高校各项工作服务。

一、强化意识、提高地位、建立健全照片档案规章制度

照片档案的管理与文书档案等其他档案相比较,有很多薄弱的环节。首先,档案的管理制度和管理规范尚不健全。照片档案在载体形式、形成状态等各方面都与纸质档案有着很大的差别,有关照片档案的收集、整理、归档的规章制度相对落后,这直接影响到照片档案的管理工作。毕业论文,收集。所以高校档案部门要制定完善照片档案管理的相关规章制度,作为照片档案收集、鉴定、整理、归档、利用的标准和保障。同时要加大宣传力度,提高全校师生的档案意识,不断提高专兼职档案员的业务水平和管理能力。把档案工作提高到与学校教学等各项工作同样重要的地位。只有这样,档案工作才能顺利高效的展开。

二、参照照片档案归档范围,做好档案的收集工作

1、照片档案的收集范围

凡是在学校活动中直接形成的、反映学校各项工作活动具有参考利用价值的照片,包括数码照片均在收集范围之内。具体归档范围大概有以下几点:

(1)反映上级领导来校视察、参观;国内外知名学者、专家、外校领导来校讲学、访问的照片。

(2)反映学校重大事件、会议、活动如奠基、校庆、教代会、学代会、军训、运动会的照片。

(3)反映学校教学活动、科研成果如外教课堂、实验室、基地建设、教学创新成果等照片。

(4)反映学校不同时期校园风貌的照片,如典型建筑物、校园规划图等。毕业论文,收集。

(5)其他具有保存和利用价值的照片,如先进人物、学生社团活动等。

2、在收集方面,要收集那些具有一定代表性、主题鲜明、影像清晰、画面完整、未经过修饰裁剪的照片。毕业论文,收集。这些照片要能够全方面、多角度的反映出事物的全貌和事件的整个过程。数量上,数码照片可以略多于纸质照片。

照片收集的齐全完整是以后工作的前提和基础,所以档案工作人员要变被动为主动,积极主动到各部门上门收集,档案室也应配备相机,对学校各项工作活动参与拍摄,这样多渠道的扩大了照片档案的收集范围。

三、认真核查、反复对比,做好照片档案的鉴定

照片画面清晰、内容完整、真实可信在很大程度上决定着照片的保存和利用价值。所以在归档之前,首先要对照片进行鉴定工作,要选择那些画面清晰完整,具有代表性、能够反映出事物的全貌和事件的全过程的照片,同一角度反映同样内容的照片只需一张即可。另外,随着计算机处理图像的技术日渐完善,随意更改和伪造照片的现象使数码照片很难从画面上辨认,从而给鉴定工作带来了很大的困难。因此,在归档时,档案工作人员要对数码照片是否进行过修饰、删改、合成进行核查鉴定,确保归档照片的真实性和有效性。

四、照片档案的保管工作

照片档案的保管工作可分为管理和保存两部分内容。毕业论文,收集。

1、照片档案的管理做到科学分类,合理组卷

照片档案的管理工作应该严格按照时间、内容来分类,把照片在全宗内按照年度来分,同一年度的照片再按照内容分类。同一内容的照片还可以按照同一主题来分类,把同一主题的照片进行编号,这样,就形成了一个“全宗号—年度—类别—专题”的组卷形式。

完整的照片档案应该包括照片、底片、说明三个部分,而其中的说明又包括符号说明和文字说明。在编写照片档案说明时应包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者这六要素,说明要真实可信、准确无误、灵活多样、详尽概括地体现照片影像的全部信息,同时,还要力求简洁通顺、言简意赅、字数要求在200字以内。确保照片档案的保存和利用价值。

底片的整理,全部底片可以根据时间顺序排一个流水号,在胶片的乳剂面的片边上用铁笔刻上编号,编号要清晰可见,然后将底片放入专用底片袋,并在底片袋的左上角标明底片号。

数码照片档案包括数码图像文件、纸质的数码照片和说明三部分。在归档前,尤为重要的数码照片,要冲洗成纸质照片和传统的照片统一管理保存。为了保证数码照片档案的真实性,数码图像文件应该通过计算机刻录到只读的光盘上,脱机保存。拷贝应该刻录三套,一套归档,一套异地保存,一套提供查阅。刻录成光盘的数码照片档案应装入光盘盒内,并标志相关说明。毕业论文,收集。

2、照片档案的保存要严格控制外部环境

照片档案由于材质的特殊性,它的保存比其他档案要求更高,对外部环境的要求更为严格。首先要采用良好的档案装具,底片要装进专门的底片袋。同时,要保持库房的环境卫生,要注意防潮、防湿、防虫、防光、防干、防尘、防有害气体。根据《照片档案管理规范》规定,保存照片的温度应在14~24℃,相对湿度在40~60%较为适宜。而保存底片的温度在13~15℃,相对湿度为35~45%,档案员要每天做好库房温湿度记录,随时调节温湿度。数码照片在刻录成光盘后,光盘存放的环境除了传统照片档案的保存环境外,还要注意远离磁场,防火、防霉、防盗等。要定期进行检查,一般4年转存一次,保留时间不少于4年,一旦发现问题要采取有效措施及时解决,做到万无一失。

五、多渠道提高照片档案利用率

照片档案比其他档案有其自身的优势,直观、生动形象、真实。可以为学校的各项工作提供服务。通过举办专题照片展、编辑宣传画册等活动,向师生和校外人士展示学校悠久的办学历史,不同时期的校风校貌,优秀的教学科研成果,丰富多彩的校园文化等等,培养师生以校为荣,开拓进取,勇于创新的精神,树立师生主人翁意识,为学校发展贡献自己的力量。也可以为一线教师提供授课素材,把相关照片档案做成幻灯片用于课堂教学,丰富教学内容,提高教学质量。

对于数码照片档案的利用,档案工作人员可以利用网络,达到信息交流和资源共享的目的。提高照片档案的利用率,促进照片档案信息更深一步的开发和利用。具体做法如下:建立照片档案数据库和检索目录数据库,数据库应该包括全部照片档案。通过数据库和检索目录数据库使照片档案数字化、信息化,大大方便了查找利用。同时,还可以利用PhotoFamily3.0电子相册软件,制成精美的电子相册,增强其观赏性,从而提高照片档案的利用率。

综上所述,不管是传统照片档案还是数码照片档案,都是高校档案的重要组成部分,认真做好照片档案工作,为学校各项工作提供优质服务,对高校的发展具有深远意义。


参考文献:
[1].吴定宜、周华青,高校数码照片档案的规范化管理。兰台世界[J]2009.6下半月
[2].王育东,谈高校照片档案的管理。浙江档案[J]2003.3
[3].闫静,关于数码照片档案管理若干问题的思考。兰台世界[J]2009.10下半月
 

 

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