论文导读：高职院校档案管理工作是高职院校事业发展的重要组成部分，是高职院校履行人才培养、科学研究、社会服务功能和开展各项活动的直接记录。随着社会主义市场经济的发展和我国高等教育事业的不断发展，高职院校档案管理工作也进入了一个新的历史阶段，面临着许多新情况新问题，特别是随着高职院校办学规模的不断扩大，改革的不断深化，高职院校档案工作在高职院校管理中的地位和作用日益突出。新的形势要求高职院校档案工作要与时俱进，不断创新档案管理，努力把传统的、封闭的、静态的档案信息，开发成现代的、开放的、动态的信息资源，更好地服务于学校的建设和发展，服务于社会。
关键词：高职院校，档案，管理
高职院校档案管理工作是高职院校事业发展的重要组成部分，是高职院校履行人才培养、科学研究、社会服务功能和开展各项活动的直接记录。随着社会主义市场经济的发展和我国高等教育事业的不断发展，高职院校档案管理工作也进入了一个新的历史阶段，面临着许多新情况新问题，特别是随着高职院校办学规模的不断扩大，改革的不断深化，高职院校档案工作在高职院校管理中的地位和作用日益突出。新的形势要求高职院校档案工作要与时俱进，不断创新档案管理，努力把传统的、封闭的、静态的档案信息，开发成现代的、开放的、动态的信息资源，更好地服务于学校的建设和发展，服务于社会。
1. 高职院校档案管理工作的现状及问题
《中华人民共和国档案法》的颁布和《普通高等学校档案管理办法》的施行，为高职院校档案工作的依法开展提供了法律依据，奠定了坚实的基础，同时也创造了档案事业健康发展的良好氛围，高职院校的档案建设也因此取得了很大的成就。在档案管理工作上，学校的档案意识在增强，各部门对档案工作的重视程度有了较大提高；档案队伍在逐年壮大，素质也在不断提高。但从整体上看，目前高职院校档案管理工作无论是管理机制、管理手段、还是开发利用、人员素质都仍然存在着与高职院校事业发展不相适应的地方，需要不断加强和改进。集中表现在:
(1)档案管理工作不规范。免费论文参考网。虽然部分高职院校按照档案法的要求，加强了对档案的领导和管理，并且按照国家档案馆建设标准，建立了规范的档案馆，是仍然有部分高职院校因各种原因，档案管理工作还没有完全规范，档案管理没纳入法制管理、科学管理轨道。档案大多分散到校内各单位多家管理，专兼职管理人员配备不到位，管理制度不健全；由于缺乏及时归档意识，导致一些基层单位档案长期不整理、不装订，管理水平低，收集渠道不通畅。
(2)档案基础设施建设相对滞后。新时期档案工作的要求不断提高，对基础设施建设提出了新的更高要求。与发展的要求相比，部分高职院校档案基础设施建设投入不足，适宜安全保存档案的专门库房缺乏，防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施不足；适应档案现代化管理需要的技术设备配置不到位。库房面积较小、设备老化或损坏等现象仍然存在。免费论文参考网。
(3)管理人员素质有待提高。档案人员素质制约了档案现代化管理，影响了档案的信息开发和编研工作。基层管理人员多为兼职，且频繁更换，造成档案管理人员队伍不稳定，素质参差不齐，为规范档案管理工作增添了难度。
2. 加强学校档案建设的建议及对策
做好新时期高职院校档案管理工作，需要进一步加强组织领导、夯实基础，强化队伍，规范管理，提升档次，努力使档案工作更好地服务于学校中心工作和建设发展。
(1)进一步加强领导，为档案管理工作提供组织保障。《普通高等学校档案管理办法》第三条明确指出:“高职院校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，各高职院校必然把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。”高职院校档案管理工作是高等学校事业发展的重要组成部分。高职院校各级领导要充分认识到档案是一种具有特殊价值的信息资源。作为信息资源的重要组成部分，档案信息资源对国家经济社会发展具有重要的、全方位的、不可替代的综合贡献力。高职院校档案资料对于学校来说，如同一面镜子，它详细真实地反映了一所学校逐步发展的整个历史过程，它以各种不同的形式真实而客观的记载着学校教学及管理过程中的每一个环节，它是广大师生员工劳动智慧和经验的结晶，是学校的宝贵财富。学校各级领导应该给予高度重视，加大人财物的投入，特别是要把档案现代化管理工作纳入工作计划和议事日程中，为档案部门提供良好的工作条件，支持档案部门参加学校的各项重要活动。
(2)进一步加强规范，完善管理体制和工作机制。做好高职院校档案工作，在工作方式上必须遵循科学规范的原则，理顺关系、健全制度，完善机制，规范管理。①工作体制上必须遵循集中统一、归口管理的原则，部门形成档案，学校集中管理，防止分散管理出现的弊端。②完善管理制度。建立健全学校、部门和单位的档案管理制度，从档案的鉴别整理、保管征集、分类归档、裁剪装订、建档定级到查看借阅直至责任追究都要有完善的规章制度，推进档案管理工作的制度化和规范化；特别要做好档案的收集、整理和归档工作。要适应管理信息化的需要，逐步转变档案管理职能。未来高职院校档案馆(室)的作用将由档案的保管基地和利用中心转化为档案信息控制管理中心，其管理对象将逐步由案卷管理实体转向信息内容管理。
(3)进一步加强队伍建设，提高人员素质。档案管理人员的素质对档案工作的成效起着决定性作用。要通过各种形式和途径，提高档案管理人员的综合素质。一是健全管理人员队伍。建立一直专兼职相结合的档案管理队伍。学校档案馆(室)要按照国家要求配备相对稳定具有较高素质的专业档案管理人员，确保档案工作的持续性和完整性。要在基层单位确定素质高、原则性强和有一定工作经验的人员负责档案工作。并根据需要，及时补充调整管理人员，严格档案手续移交，确保基层档案工作的稳定性。二是不断加强业务培训。要按照“提高素质、精通业务、规范管理、优质服务”的要求，分阶段、分层次、有计划、有步骤地对档案管理人员进行业务培训，不断提高管理人员的整体素质。要组织基层档案管理人员到学校档案馆(室)或地方档案馆进行实习操作，让他们了解和掌握档案材料的鉴别、整理、分类、编号、裁剪、装订等全过程。提高档案管理工作者现代化意识，更新观念，强化信息技术观念。作为拥有一大批高科技人才和高科技设备的高职院校，完全有实力提高档案现代化管理的水平。作为档案管理人员应充分认识档案管理现代化的必要性，积极参与学校的各项活动，主动、及时地为学校工作提供优质服务。三是建立竞争激励机制。免费论文参考网。要对工作任务进行细化，责任到人，实行量化考核，充分调动管理人员的工作积极性、创造性和能动性。
(4)进一步加强信息化建设，推进管理升级达标。信息化建设是新时期高职院校档案工作的客观需求，也是高职院校档案工作服务创新和管理创新的重要标志。推进高职院校档案馆数字化、网络化和检索自动化建设，已成为高职院校档案管理的大势，也是高职院校档案管理工作取得重要进展的突破口。学校应加大资金投入改善档案馆相关硬件设施，对档案信息化进行重点建设。要以推进档案的数字化进程为基础，以电子文档的归档和管理为重点，积极推进档案管理从纸质化管理为主向数字化管理的转变。要根据新形势下档案工作的新要求，充分利用网络技术，对档案信息进行征集、加工整理、分类储存、使档案信息成为能够多角度检索，自由提取的系统化信息资源，推进手动检索向自动化检索转变。应充分利用校园网的优势，坚持网络化办公，鼓励各单位以电子文件的形式按规定格式和要求上报档案材料，努力实现“无纸档案”与“纸质档案”相结合，提高档案管理质量，使学校的档案更好地服务于教学、科研和各项管理工作。
参考文献：
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