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浅议人事档案管理存在的问题与对策

时间:2011-04-22  作者:秩名

论文导读:人事档案具有现实性、真实性、动态性和机密性的特点。1.2人档分离现象日趋严重,“无头档案”增多。
关键词:人事档案,人档分离,人事制度
 

0.引言

人事档案具有现实性、真实性、动态性和机密性的特点。它是各级组织考察、了解和使用人员的重要依据,是党政组织和企事业单位了解选拔人才的重要信息源。在社会主义市场经济条件下是联系人才与市场的桥梁和纽带。但是目前人事档案管理工作的水平和质量还不高,远不能适应时代的要求。我们应该从强化各级领导的档案意识、提高人事档案工作人员业务素质、补充具有个性的人事档案材料、健全并贯彻各种规章制度入手,努力提高人事档案材料的质量。紧紧抓住人事档案管理的难点问题,重点预防和处理“无头档案”。建立起适应时代要求的人事档案管理体制:改分散多头管理为集中统一管理;建立现代人事档案管理宏观和微观管理体系;建设区域性人事档案管理中心,完善“重新建档”行为;建立社会化开放式管理模式,使人事档案向本人有条件地开放。加快人事档案工作信息化管理的进程,使人事档案更有效地发挥应有的作用。

1.人事档案管理存在的问题

1.1整理不规范。

整理人事档案是一项细致的技术性较强的工作,《干部档案整理工作细则》要求整理工作做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。”“通过整理使每一个档案达到完整、真实、精练、实用”的目的。把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提,许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱,甚至根本没有清理,有些单位档案虽己立卷成册,但没按要求的格式进行分类处理,给档案利用带来了诸多不便。

1.2人档分离现象日趋严重,“无头档案”增多。

随着人事制度改革的深化,人才流动日趋频繁,人档分离现象也日趋增多,其中最突出的表现是大量“无头档案”的出现。“无头档案”是指查不到当事人下落的人事档案,这种档案主要产生于下述情况:

第一、人员主管机关变动与档案的流动未同步进行。产生此种情况的原因有二:一是人事管理部门工作制度不健全,人员调动长期不通知人事档案管理部门,等人事档案管理部门发现时,人员已不知去向;二是工作机构或人员大规模急剧变化,造成一些人员的去向不明。

第二、转递工作不准确。在人事档案转递过程中经常出现的问题有:

(1)在工作调动时,由于社会上不正之风的影响,少数人以不正当的渠道进入接收单位,手续不规范。不是先调档案后调人,或调档与调人同步进行,而是先调人后调档,人调入后,转档的事就拖下来了,接收单位没有及时索要档案,转出单位也未能及时将档案转出;或是先调档后调人,但档案转出后,调人的事要么遇到人事冻结,要么本人又不愿调出仍留原单位工作,而转出的档案又未及时索回,时间拖久了,就造成人与档案的脱节。

(2)有的人事干部对工作不负责任,在档案转递时,不按规定的渠道和方式转档,而将档案直接转至基层单位,甚至交由本人自带,因此档案材料的丢失、错递现象时有发生。

(3)个别档案管理人员工作不仔细,转递时对接收单位名称书写不清楚,或书写不准确,接收单位在接收时不仔细核对,误收误存,成了“无头档案”。

第三、收进转出登记制度不严,有的人事档案管理部门不坚持定期的检查核对制度,对漏转、错收不易发现,随着时间的推移,这些档案也会成为“无头档案”。

第四、人事档案的占有权造成人档分离。社会的进步越来越取决于人才的培养和开发,社会主义市场经济体制的建立,各级人才市场的出现,使得各种层次、各种形式、各种渠道的人才交流日益增多,为人才资源的开发创造了条件。在这种形势下,人事档案本应充分发挥其作为人才信息库的作用,为人才的选拔和人才资源的合理开发服务。论文参考。但在目前的情况下,许多单位却凭借

对人事档案占有权,人为地设置了种种人才流动的限制条件,既管“死”了人事档案,影响了人事档案作用的发挥,也管“死”了人才,影响了人才的合理流动,客观上造成了人档分离。

2.解决对策

“无头档案”的存在给人事档案管理工作带来了极大的麻烦,严重影响了人事档案工作的质量,因此积极预防和妥善处理“无头档案”显得十分重要。论文参考。

2.1防止“无头档案”产生的措施

为了防止“无头档案”的产生,各单位人事档案管理部门必须健全制度,堵塞漏洞,通常可采取以下措施:人事档案管理部门要与有关人事管理部门建立联系制度,及时获得人员工作和职务变动的准确信息,包括人员调出的时间、调入单位的名称、主管机关的名称、调动的原因、是否为正式调动等,然后及时将档案转入该人员新的主管部门,使档案与人员流动同步进行。

第一,机关人事档案管理工作人员要树立高度的工作责任心,充分认识人事档案工作的重要性,及时传递,认真细致、准确详细地书写转递档案通知单和收文机关名称,杜绝误转现象的发生。第二,建立严格的人事档案收进转出登记制度和定期检查核对制度。档案的进出登记,是档案流转的真实记录,是检查核对和确定档案来龙去脉的依据。检查核对制度,是验证收进转出档案是否准确无误的手段。要认真进行登记,定期检查核对,就能及时堵死转递和保管工作中的漏洞,从而防止“无头档案”的产生。具体而言,要做到以下几点:

(1)在人事调动或职务变动时,有关单位应及时将其任免通知告诉人事档案管理部门。档案管理部门应密切配合,加强联系,及时催问或索要档案。转递档案时,必须按照“干部档案转递通知单”的项目详细填写。收到档案的单位经核对无误后,立即做好入库登记,并在回执上签名盖章。回执在一个月内未退回者,转出单位应主动催问,以防档案丢失。

(2)转出或接收的档案必须完整、齐全,任何单位和个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出。档案接收人员在验收时,如发现材料不齐或丢失,要设法查找或索取必要的组织证明。

(3)档案转递时,必须严格密封,以机密件通过机要渠道转送或派专人送取,并要签字注册。严禁公开邮寄或自带,以保证档案在转递过程中的绝对安全。

2.2对“无头档案”的处理

处置“无头档案”是一项重要而繁琐的工作,关系到对人的使用以至人的政治生命问题,必须严肃认真,谨慎对待,其处置的办法是:第一,认真鉴别档案材料的保存价值。机关档案管理工作人员在处置“无头档案”时,必须依据有关规定,鉴别判定档案材料是否具有保存价值。对一般性简历登记表格和作为组织参考性的人事档案,可以登记造册,报领导批准后销毁。对重要的有保存价值的人事档案,要继续保存,或查清下落,转给有关部门。

第二,仔细分析,认真查阅档案人的下落。可以通过人事档案的形成部门、当事人原来工作单位、甚至爱人、子女或社会关系等线索进行查询,查询时一般由查询机关提供被查人的基本情况,让有关单位查复。

第三,经过多方查询,确实找不到下落的“无头档案”,根据规定可转当事人原籍档案馆保存。论文参考。当事人人事档案不齐全的部门,可以向当事人原籍档案馆查询。


参考文献
[1]黄霄羽,曹建峰. 人事文件中心建立的必要性、可行性和迫切性——我国建立新型人事档案管理模式的思考之一[J]北京档案, 2002,(07) .
[2]纪红卫. 对人才引进中“重新建档”的冷思考[J]北京档案, 2002,(07) .
 

 

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