论文导读：文档一体化在理论上是成立的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。
关键词：文档一体化，标准化，规范化
一、文档一体化的理论依据及其必要性
所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各部门相对分散独立的文件管理和档案管
理统一成一个有机整体进行管理，而文件管理部门是介于文件产生形成机关单位和档案馆之
间的一种过渡性文件保管机构。
文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程。这一过程可
分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点，各阶段文件存在着与之相对应的保
管地点和存放方式。
依据文件在不同阶段需要不同的管理方式、保管场所。免费论文。其中暂时保存阶段文件尤为特殊，
这一阶段的文件要经受时间的考验，有的可能没有价值可以销毁，有的一段时间内有价值然
后再销毁，有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存。因此，需要一个过渡性的部门来专
门对其进行整理、保管和利用。文档一体化在理论上是成立的。在实践中也是切实可行。
二、公文制发、立卷归档是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提和关键环节
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
三、完善和落实管理制度，是档案管理规范化、标准化的保障
档案在集中统一管理原则指导下，建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构，
构成一个严密完整的组织体系文件，档案工作的标准体系是档案工作领域内所有标准按其内
在联系组成的科学有机整体，它从纵向方面反映着档案更值得标准层次，或称之为级别，从
横向的方面反映着档案工作标准的种类，档案工作的标准的层次是根据标准覆盖的范围划分
的，有国家标准、专（行）业标准、地方标准与企业标准、这四个层次的不能与上一层次相
抵触，新制定的不能与尚在执行的相抵触，档案工作的标准的种类取决于档案工作标准化的
范围，档案工作标准化不仅涉及档案工作的业务技术的各个环节。还涉及到档案工作的组织
管理的各个方面，因此，档案工作标准有业务技术和管理工作的，也有强制执行的。
（一）完善档案制度。
建章立制，规范行为，没有规矩不成方圆。档案工作规范化必须有完善的档案制度作为保障。档案工作由于工作要求高，涉及部门广，同时也涉及人员多，要想把档案完全管理起来，必须制订严格可行的相关制度，让各项工作具体化、程序化。应根据《档案法》及《档案法实施办法》和工作实际，制定各类《档案管理归档制度》、从制度上保证了档案管理工作规范化、标准化进行。
（二）执行档案制度。
档案规范化、标准化管理是一项长期的、繁碎的工作，不是一日之功，更不能一蹴而就，只有坚持长效管理，执行档案制度，才能使活动中心档案管理真正规范起来。免费论文。
1．从源头抓起，杜绝随意性。在立卷前，在选材、检查、整理等一些环节中，工作人员处理时存在着很大的随意性，要从档案形成的源头抓起，杜绝各种随意性的事件发生，扼制档案不规范因素的出现。
2．加强对档案的日常管理。档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。 这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。
四、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证
不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。免费论文。总之，不断深化档案工作实践证明，档案管理制度是否完善和落实，是档案管理工作能否实现规范化、标准化的三个关键因素。随着改革的不断深化，各项事业和工作对档案管理工作提出的要求会越来越高，任务也越来越重。在标准化的发展过程中，最为突出的是标准化活动已扩展到我们的经济管理和行政管理领域，标准化事业的不断发展和标准文献的日益增多，以及情报信息为科研，生产部门利用而转化为生产技术，并产生巨大的经济效益，使得标准化管理工作作为一种必要的社会职能，面对新时期档案工作的需要，为使档案工作适应社会的发展，跟上时代的步伐，档案管理人员就应不断加强学习，提高认识，在档案管理三个关键因素上下功夫，开创档案规范化、标准化工作管理的新局面。
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