| 数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。高校领导要提高认识，统筹规划，协调好人力、物力与财力，抓好数据库开发与建设。传统的档案管理是基于纸质文件进行的，随着社会的进步，办公自动化、网络化广泛应用，档案的管理方式也发生了很大的变化。高校要合理采用计算机、网络等设备，保障档案信息化管理的有序进行。
3、改进体制，健全制度，统一标准
目前高校档案信息化建设主要是通过各部门分散发展而来，各部门基础不同，在业务标准、技术规范、硬软件选用各不相同，这就存在集中管理乏力与使用不方便的问题。高校档案信息化管理系统，要采用集中管理的原则，应下决心解决分散现象，制定统一标准，规范硬软件的配置，方便各部数据的统一与分散，方便数据资源共享。高校各部门应纳入统一的档案信息化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。档案方便使用是档案管理核心价值，档案要制定统一数据标准，方便网上对接，建设网上公共检索服务平台，充分利用网络技术，方便档案使用，提高整体服务水平。认真贯彻落实档案管理方面的各项规章制度，紧密围绕《普通高校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法与档案工作规范》的要求，结合高校档案信息化管理工作的实际，借鉴国际档案信息化管理制度，健全档案信息化管理与使用制度。
对电子档案材料的收集、审核、整理、生成要做出明确的标准规定，电子档案的网上查阅、传递、接收、储存、使用等环节要严格遵守相关制度，既使电子档案能通过网络科学安全共享，又保障档案信息化工作流程合理化。档案信息化管理特别要注意档案的安全与维护，作好数字档案的防磁、防黑客攻击等，定期检查、维护、杀毒与测试。档案工作者思想上要统一认识，规范档案业务，制定合理的数字档案标准，提高档案信息化的服务质量。电子档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案信息化管理，必须抓好档案标准化、规范化，使两者相辅相成、互相促进。
（4）小结
总之，高校档案信息化是社会与时代的要求，高校领导要重视，加强信息化建设，有效为高校发展建设服务。档案工作人员要克服困难，抓紧学习现代信息技术，不断汲取新知识，提高素质，更新观念，确保高校档案信息化建设顺利进行。
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