论文导读：管理信息化是干部人事档案管理的必由之路。是信息时代人事档案事业发展的必然趋势。按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求。各地各高校干部人事档案信息化建设工作结合各单位实际都取得了不小的进展。吉林省教育信息中心会同有关部门2006年底对省属20所高校的人事档案管理信息化工作进行了一次调研。必须从以下几个方面加以思考。
关键词：高校，干部，人事档案，管理，信息化建设，思考
管理信息化是干部人事档案管理的必由之路，是信息时代人事档案事业发展的必然趋势，是办公自动化系统建设不可或缺的重要一环。随着计算机、网络技术的普及，按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，各地各高校干部人事档案信息化建设工作结合各单位实际都取得了不小的进展，但在肯定所取得成果的同时，也应该清醒地看到建设过程中存在的诸多问题。
一、高校干部人事档案管理信息化建设工作存在的主要问题
吉林省教育信息中心会同有关部门2006年底对省属20所高校的人事档案管理信息化工作进行了一次调研。调研结果显示，所有高校的干部人事档案管理工作中都引入了计算机；20所高校中建有基于网络的人事档案管理系统的10所，占50%，其中基于B/S结构的6所，C/S结构的4所，已经融入校内政务平台并实现校内资源共享的1所，所有高校人事管理系统都没有和省教育厅政务平台实现信息共享；正在筹划建设网络管理平台的6所；所有高校都设有专门管理人员，但进行岗前信息化培训及定期举办在岗培训的只有6所，占30%；建有各类数据库的15所，但数据库种类各异，难以实现共享。分析这一调研结果，并结合其它省教育系统人事档案管理现状，不难发现存在以下问题。
1、 档案管理信息化采集工作比较陈旧
虽然目前高校干部人事档案管理采集工作取得了很大的发展，但是在许多方面还是比较陈旧，许多方面还需要改进。领导和管理档案工作者对档案工作重视不够，信息采集、整理方面存在很多问题。《普通高等学校档案管理办法》第二十六条规定：“高等学校中的个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的檔材料，必须按照规定向本校档案部门移交，集中管理，任何个人不得据为已有。对于个人不在其非职务活动中形成的重要檔材料，高校档案部门可通过征集、代管等多种形式进行管理”。但是，许多高校距离这一要求做得还远远不够。由于对档案工作重视不够，高校人事档案信息的采集面窄、信息不完整的种种缺陷，各校建立的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，无法满足社会的要求。
2、管理信自化手段仍以传统的手工操作为主，整档工序繁琐复杂
按照高校干部人事档案工作目标管理的要求，对收集归档的材料在一个月内归入干部档案袋内，每两年装订归档一次。自１９９３年工资改革以来，每两年一次滚动调资，１９９４年以来每年一份年度考核表，加上各种评优表彰、职务任免、职称晋升、业务进修、学历提高，仅是材料进袋一项业务，几乎每年得把所有的案卷折腾两遍。按照档案整理标准，进袋的材料要做到分类准确、目录清楚、装订整齐（四面齐）。由于现在办公用纸没有统一标准，形成的档案材料大小不一，大于１６ｋ的要裁剪、折迭，小于１６ｋ的要托裱、缝纫；由于每年要有新材料增加，档案管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆、装、订等大量的、简单的、重复性的劳动，使得档案管理人员根本没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息。档案管理手段的陈旧落后，整档工序的繁琐复杂，已不适应信息时代对档案现代化管理的要求。
3、档案馆网络化建设仍存在滞后问题，难以实现网络环境下信息资源共享
各高校由于网络建设参差不齐，标准化水平低。由于缺乏统一要求和有效地组织协调，各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准。功能单一、标准化水平低，数据不完整，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。这种状况发展下去，势必给档案网络化建设和资源共享造成隐患。
二、加强高校干部人事档案管理信息化建设工作的几点思考
在目前的大环境下，若想搞好高校干部人事档案管理信息化工作，必须从以下几个方面加以思考，才能有所突破。
1、要着力把干部人事档案的基础工作做好，保证人事档案材料收集齐全、真实、准确、完整
要针对高等院校专业技术人员集中的特点，重点抓好中层以上领导干部和优秀专业性技术人员档案信息的建库工作。如为校系两级后备干部、省管专家、省优秀青年专家、特聘教授、享受政府特殊津贴的专家、省级以下优秀教师、251人才培养对象、学科带头人、骨干教师、教学名师、高级职称专业技术人员等，建立个人科研课题、科研成果、科研论文、教学优秀成果等相关资料库，并定期跟踪收集最新材料，整理归档。为人事管理培养、选拔人才提供准确、可靠的信息。
2、建立干部人事档案信息网络化管理系统
为了使信息得到充分共享，提高劳动效率与工作质量，应在局域网内建立档案信息网络化管理系统。通过网络使信息共享，向需要信息的仿导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。重点解决好管理权和使用权的问题，通过确认密码和身份提供所需信息。另外，必须解决好保密问题。高校干部人事制度改革使干部档案材料日益丰富，档案的利用率越来越高。解决繁重的手工操作和低效率之间的矛盾，把档案管理工作从繁重、低效中解脱出来，为组织人事工作提供高效、快捷、准确的服务，是时代发展的必然，也是摆在我们面前的重要课题。只有大胆探索，在管理观念、管理过程和管理手段上不断创新，才能充分发挥高校干部人事档案应有的作用，管好用活档案，为学校发展做出贡献。
3、拓展高校间、高校与社会各方面的联系，建立档案信息网络
在实现高校干部人事档案信息化管理，建立各种人才信息库之后，要进一步建立档案信息网络，根据信息的内容和有关制度在不同的层次内实现信息共享，一方面满足公众的知情权，另一方面有利于有关单位调用这些信息。加强高校之间、高校与科研单位之间及高校与社会各方面间的信息交流与沟通，建立省一级高校、科研单位人才信息网络，以便有关部门在进行科学研究、成果鉴定、职称评定、科研开发、科研成果转化和科学普及等活动中使人才的作用得到最大化的发挥。
三、结束语
要积极开发干部人事档案管理软件，减少不必要的重复劳动，提高工作效率和准确率，使高校干部人事档案管理信息化建设工作更好地为组织、人事管理服务。
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