论文导读：倡导“以人为本”，“人本管理”是现代管理学的重要理论。笔者认为，同样作为一种现代管理活动的高校档案工作，也应审时度势，与时俱进，顺应时代发展，引进“以人为本”的先进管理理念，以促进高校档案管理水平的提高。档案工作的三要素为：档案管理人员、档案和档案利用者。
关键词：以人为本，高校，档案管理
现代管理学认为：人是一切管理活动中最重要、最活跃的因素。倡导“以人为本”，“人本管理”是现代管理学的重要理论。毛泽东同志曾指出：“一切物的因素只有通过人的因素才能加以开发和利用”。胡锦涛同志也在第十六届三中全会上提出了“坚持以人为本，树立全面、协调、可持续的发展观，促进经济社会和人的全面发展”的科学发展观。笔者认为，同样作为一种现代管理活动的高校档案工作，也应审时度势，与时俱进，顺应时代发展，引进“以人为本”的先进管理理念，以促进高校档案管理水平的提高。
“以人为本”中的“人”，对于高校档案管理工作而言，包括两个方面：即作为主体的档案工作者和作为客体的档案用户。那么，“以人为本”理念在高校档案工作中主要体现在以下两个方面：
一、重视档案工作主体即档案工作者追求自我完善，自我提高的需求。
档案工作的三要素为：档案管理人员、档案和档案利用者。其中作为主体的档案工作者是最基本、最重要的因素，是联系档案实体与档案利用者的桥梁。档案工作者的业务水平、工作能力、文化素养、创新意识、敬业精神越强，则高校档案管理的整体水平也就越高。因此，高校档案工作要“以人为本”，首先就要考虑以档案工作人员为本。在企业质量管理中有“内部顾客“这一概念，即每个工作环节的工作人员既是上一个环节的顾客，又是下一个环节的供应者。[1]在一个组织的活动中要使外部顾客满意，就必须要先使“内部顾客”即员工满意。论文参考网。作为内部顾客的员工在工作中的参与程度和积极性，在很大程度上影响着外部顾客的满意度，无法想象，一个连内部顾客都无法满意的组织，怎么能够提供令人满意的产品和服务给外部顾客。论文参考网。
在档案管理工作中，同样作为“内部顾客”的档案工作者，他们无论是在大的社会环境中或是在小的单位环境中，总是处于不太重要的位置，似乎可有可无，这种境况往往使档案工作者觉得前途渺茫，对工作没有信心，缺乏使命感和责任感。因此，“以人为本”管理理念在高校档案工作中的运用首先要注重以“员工”为本。1、注重档案人员业务能力、创新能力的培养和提高，重视开展业务进修和培训工作，重点加强对他们的继续教育。我们当前正处在一个知识爆炸的时代，知识更新周期极短，传统的一次性教育已不可能满足社会发展的需求，只有通过继续教育，不断学习，才能使档案人员加快知识更新，完善知识结构。当前档案管理自动化、信息服务网络化已是大势所趋，档案继续教育的内容也应向这方面倾斜，加强对员工现代化管理能力的培养。2、建立激励机制。激励是人本管理的核心问题，是实施有效管理的重要手段，既利于实现管理工作目标，又有利于提高工作效率。可实施多种激励方式如尊重激励、关怀激励、行为激励、榜样激励等去满足档案人员不同的需求，以激发他们的工作热情，提高个人竞争力。3、为员工创造一切学习机会，鼓励他们积极参加各种学术交流活动，以加强同行间的沟通与交流。对员工在工作中涌现出来的新经验、新方法及时给予肯定和鼓励，以激发他们的内在潜力，使他们发自内心地热爱自己的本职工作，树立良好的职业意识。
二、以档案工作客体----“用户”为本，服务至上
高校档案管理的“以人为本”，体现在利用服务工作中，就是以用户为本，服务至上。档案用户一般来说分为两大块：单位用户和个人用户。当前高校档案的利用服务工作仍存在着重部门轻个人的误区，即只重视为校内各单位、各部门提供利用服务，而忽略了对个体档案用户进行档案宣传和服务，这是导致当前档案利用率较低的一个重要因素。因此本文所指的“档案用户”主要是指个人档案用户。
高校档案工作应以“用户为本”，关注个人档案用户，这里的个人档案用户主要包括以下两个层面：
1、为全体教职员工用户服务。长期以来，高校档案利用工作存在着这样一个“误区”，即只重视为校内单位、各部门提供档案利用服务，忽略了对个人档案用户的宣传和服务。以本院档案利用登记为例，百分之九十的借阅利用都是部门工作查考，学校编史修志之用，而极少有教职员工个人用户查阅与己有关的诸如工资改革、职务任免、职称聘任、体制改革等文件，即使偶有一、二，也是半遮半掩，试试探探，不知自己到底有无权利查阅。在他们的印象中，档案馆（室）只是校方的档案保管和服务机构，个人无权利用。狭隘的服务面使馆（室）藏档案得不到充分的开发利用，并最终成为阻碍档案馆（室）发展的瓶颈。
针对以上情况，高校档案部门可注重从以下几方面开展服务工作：（1）加强档案宣传，开展用户教育。除了向广大师生员工宣传《档案法》和有关高校档案工作的各种法律法规外，高校档案部门还应重视做好自我宣传，向全院师生员工介绍馆藏档案内容、类别，介绍档案利用的规章制度和手续，介绍检索工具及使用方法等等。可在全院范围内举办档案检索与利用讲座，利用校园网与宣传栏等进行广泛宣传，使外界了解自己的工作性质、馆藏内容及所能提供的服务，这样才能激发各部门及个体用户对利用档案的愿望与热情，消除人们对档案工作的神秘感，引导更多的人利用档案。（2）开展现行文件服务。开展现行文件服务是当前档案界大力提倡的档案工作应“关注民生”“服务民生”的较好体现。所谓现行文件，就是指已经产生，正在进行运转、传递、执行的文件。一般来说现行文件在其形成的前五年利用率最高，以后就逐年递减。除了党和国家机密、法律规定，学校按规定需要保密的事项和科技、商业秘密，凡是涉及高校改革发展、建设的重大决策，事关师生员工民主权利、切身利益，群众关心的热点、焦点问题、政策规定，以及上级主管部门要求公开的事项如体制改革、房改、养老、医疗、灾情疫情、突发事件等不涉密文件都是老百姓急于了解的，都可提供查阅。[2]服务方式一是可采用阅览服务，即设置阅文室，提供文件原件阅读及复制服务；二是依托高校局域网将可以开放的文件内容挂在网上，开展网络服务；三是咨询服务，即以现行文件以及有关资料为依据，以解答问题的形式向利用者提供服务。开展现行文件服务必须高度重视安全与保密问题。
2、为学生用户服务。在高校档案工作中，一直以来都忽略了一个最大的用户群----学生用户。2008年8月，国家教育部、档案局颁布了《高等学校档案管理办法》，其中第十五条对于文件材料的归档范围明确提出将学生档案从党政管理类和教学类中单列出来组成独立的一类，这一规定真正体现了高校以学生为本的精神，是以学生为本理念在高校档案工作中的生动体现和具体落实。[3]
高校档案工作要以“学生”为本，首先要做好学生档案的建设和管理工作。论文参考网。在国家教委27号令中明确提出增设“学生类”档案，主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学仪表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等，这一套材料在学生大学毕业走上工作岗位后就成为干部人事档案，将会陪伴他们一生。所以学校要对学生负责，就一定要重视学生档案的收集、整理和管理工作，确保每一个学生个人档案的完整、准确。
其次，要做好教学档案的收集和整理工作。教学档案与学生的关系最为密切，教学档案中所包括的招生名册、毕业证、学位证登记册、英语四、六级考试成绩、学生学籍成绩卡、学生奖励与处分决定等内容，无不与学生就业、出国、考研等切身利益紧密相关。因此，教学档案的收集、归档必须保时、保质、保量，真正做到“档尽其用”。
再次，在学生中积极开展档案宣传活动。这一点档案管理工作远远落后于图书管理，后者很早就在学生中开设了“文献检索课”，而档案管理工作在学生用户群中还是一个“盲点”，很多学生对此茫然无知，甚至不知道自己所在的学校还有“档案室”这样一个部门，即使知道也觉得是与自己毫无关系。因此，在学生中加强档案宣传十分重要，可充分依托校园网、校园广播电台等媒体向学生宣传学校档案，鼓励他们大胆地走进档案馆（室），了解档案，利用档案。可吸纳优秀学生到档案部门勤工俭学，协助进行各门类档案的管理工作，并以他们为中介打破学生对档案工作的神秘感，引导他们了解、利用档案，当然，前提还是要注意档案的安全、保密工作。
结语：“以人为本”在高校档案管理中的运用体现在档案部门的内部管理中，应以档案工作者为本，只有通过对人的有效管理，才能使有密切联系的各部门、各环节相互配合，协调运作，才能保证各项工作有条不紊地开展；体现在档案服务工作中，则应当以“用户”为本，重视做好档案的宣传、收集工作，从用户的需求、动机等因素出发，最大限度满足用户。只有如此，才能更好地推动高校档案工作的良性发展，使高校档案部门真正成为一个为学校及至为整个社会服务的信息中心。
参考文献：
1、李玲兰：全面质量管理体系在大学图书馆中的应用[J]，现代情报，2003年第8期
2、周正容：论在高校推行现行文件服务[J]，兰台世界，2006年第5期
3、马仁杰，张浩：我国高校档案工作发展史上的重要里程碑[J]，档案学通讯，2009年第2期
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