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浅议水电档案管理工作

时间:2011-04-21  作者:秩名

论文导读:水电工程建设档案记载了建设活动的各种情况、成果、经验和教训,是全面反映工程建设全过程的真实记录和历史见证,是全体水电工程建设者的智慧结晶和劳动成果。因此,做好水电工程建设档案管理工作具有十分重要的意义。
关键词:水电企业,档案管理,水电工程
 

1紧跟形势,更新观念,强化档案开发利用

档案是一个单位的基本情况记载,是非常重要的数据库。社会主义的根本任务就是发展生产力,要大力发展生产力,各行各业都必须围绕经济建设这个中心实行相应的变革,档案工作必须自觉地服从和服务于这个中心。

随着改革开放、社会的发展和科学的进步,特别是水电建设规模的需要,水电档案的内容和形式以及要求也不可避免地发生相应变化,这就要求水电档案工作者必须认清新形势下档案工作新特点,了解水电建设对档案工作的新要求,使档案信息开发利用工作能够满足和适应市场经济和现代化建设的需要,满足和适应水电行业特点的需要。发表论文

水电工程建设档案记载了建设活动的各种情况、成果、经验和教训,是全面反映工程建设全过程的真实记录和历史见证,是全体水电工程建设者的智慧结晶和劳动成果。这些档案不仅在工程建设质量评定,而且在事故原因的分析、索赔和反索赔、阶段与竣工验收及其它日常管理工作中具有无可替代的重要作用。因此,做好水电工程建设档案管理工作具有十分重要的意义。

2科学利用档案

为水电建设提供高质量的服务档案的利用是推动档案工作向前发展的最有力、最活跃的因素。为了更好的开展利用工作,必须加强文件材料的形成、积累、整理、归档等基础工作,必须以维护档案的完整、安全准确为前提,否则利用工作就会变成一句空话。科技档案只有通过利用才能转化为生产力实现它潜在的经济效益。这种潜在的价值只有在适当的时机才能转化为直接价值。

档案工作要实现由被动提供利用到主动服务的转变,需要解决以下几方面的问题。

2.1 建立健全档案机构和设施

档案管理工作要走向正规化,必须首先建立健全档案机构,必须配备必要的档案设施,配置专业管理人员,这样才能有利于档案的收集、归档存放和利用。

随着科学的进步,对档案工作要求也越来越高,这就需要一支素质较高掌握现代化管理知识的档案管理队伍,只有这样才能更好更准确地发挥档案效能。我们比较重视档案中的管理人员培养,多次参加专业培训,并取得了中级专业证书,在档案工作中比较好地发挥了作用,及时为领导提供了各种信息,为领导决策提供了科学依据。

2.2 了解信息,主动服务

及时掌握信息是档案工作变被动服务为主动服务的重要一环,这要求档案人员必须及时了解本单位的重要工作动态。如某项工程的计划任务书、开工请示、报告、上级批复、年度施工计划、季度安排、项目负责人等,通过这些信息,掌握本单位的中心工作任务,围绕中心工作主动调整和预测在利用档案方面的要求,并做到借阅时迅速准确地提供服务。

2.3 要求摸清工作规律,有针对性地提供服务

档案的利用工作同其它事物一样,都有他自身的规律,只有严格遵循它的规律,才能收到事半功倍的效果。客观现实需要查找凭证性的档案多,而且要求量大面广,因此,要加强这方面档案资料的收集保存工作。若进行新工程设计,必须加强统计的调查。掌握规律、抓住重点、兼顾一般,在检索工具和方法上适应不同的需要,同时要有计划有重点地进行档案信息的二次、三次加工,为利用创造方便条件。

2.4 熟悉库藏,优质服务

掌握情况是做好利用工作的基本条件,只有家底清楚,熟悉库藏,才能充分为中心工作提供优质服务,才能做到心中有数。努力提高查全率和查准率,实现了档案管理工作标准化、正规化,为水电工程的管理和各项工作的顺利进行及时准确地提供了优质服务

3档案工作管理现代化

档案工作管理现代化主要是应用现代科学技术的理论、方法、手段来研究和处理档案管理工作的规律性问题,使档案管理工作科学化、规范化、标准化。近年来.国家先后颁布了一系列档案工作标准,大力推进标准化进程。发表论文。这些法规的建立,使档案

工作逐步走上标准化、规范化的轨道。作为水电档案工作者,首先要按照国家的档案标准进行运作;其次,要密切配合水利水电行业对档案工作的要求进行管理.积极推行标准化,提高水电档案的质量,为档案的现代化管理打下坚实的基础。

3.1 管理思想现代化

要采用科学的态度,根据档案工作的客观规律和档案的特点.进行合理的组织、计划和控制;其次要勇于面对时代变革和管理技术的革命.积极探索,努力适应时代潮流,吸取西方先进的系统论、信息论、控制论等管理理论的精髓,用现代化的思想武装水电档案工作者的头脑。

3.2 管理方法的科学化

要积极、稳妥地推进现代科学管理方法在水电档案工作中的应用.提高管理水平,首先必须增强法律意识,以《档案法》、《水法》为准绳,明确水电档案工作者的权利和义务,依法治档。其次,可以运用经济手段,合理配置水电档案资源,使之发挥最大效益。最后,在管理中辅以行政手段,加强政治思想建设,采用计划管理、目标考核等办法,调动广大水电档案工作者的积极性。发表论文。只有这样才能管理出秩序、管理出成绩、管理出效益。

3.3 档案管理干部的知识化、专业化

在实现档案工作现代化的过程中,档案管理干部的知识化、专业化是不可缺少的重要条件。首先,必须加强各级领导的现代化意识。因为领导干部是档案现代化的决策者,只有他们的现代化意识加强了,才能领导组织好档案工作的现代化管理,才能贯彻和实施档案工作的现代化建设。其次,必须培养出专业化的档案工作队伍。水电档案管理工作是一项涉及多学科、多专业、多元化的综合性工作,要求档案工作者要博学多才,在已掌握的档案专业知识基础上,多学习水电专业知识和其它学科知识,熟练掌握现代化设备的操作技能。同时要熟悉和了解本单位档案馆藏的内容及档案形成的规律,根据水电工程建设周期长、工程涉及专业面广、与其它学科相互渗透、专业性强等特点,加强档案管理工作。结合新时期水电基本建设要求,认真研究本单位档案的分类、组卷、编研、利用、保护等问题,全面提高业务素质。由于科技的进步,档案的管理手段也在发生变化,档案的载体形态、管理程序、技术方法等都有所改变,对档案管理人员的T作能力提出了更高的要求。档案工作现代化涉及到档案工作的方方面面,包括著录条目的输人、缩微品的制作,还包括从归档立卷、编目检索、统计鉴定、提供利用到库房管理等档案工作管理的全过程。因此,必须提高档案工作人员的现代化意识和办公自动化水平,尽快掌握现代化技能,以适应档案工作现代化

的需要。

4结论

21世纪的水电档案管理,将面临着档案数量急剧增长,档案内容更加丰富、各种载体不断出现的新局面,档案管理工作任务会越来越繁重。作为档案工作者要面对挑战,调整好工作思路,加大档案基本建设力度,认真搞好档案工作业务建设,规范档案管理各项业务工作,认真履行《档案法》所赋予的职责和权限,不断提高档案管理水平,开发档案信息资源,努力提高档案工作的科技含量。


【参考文献】
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[2] 李宝玲. 水电基本建设档案的管理[J]. 安徽科技, 2003, (06) .
[3] 李钊. 加强水电工程重点建设项目的档案管理工作[J]. 湖南水电, 2007, (01) .
[4] 仇勇,孙宏伟,高荔. 新时期水电科技档案管理现代化之我见[J]. 兰台世界, 2007, (09) .
[5] 胡易夏. 信息化建设中的水电档案管理工作[J]. 档案与建设, 2006, (04) .
[6] 李涵. 如何做好重点水电工程项目的档案管理工作[J]. 档案, 2007, (01) .
 

 

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