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从管理学视角透析档案信息化建设_图书馆

时间:2013-07-10  作者:佚名

论文导读::从管理学视角透析档案信息化建设,图书馆。
论文关键词:从管理学视角透析档案信息化建设
 

随着教育改革的深入, 档案数量增长很快, 档案载体、记录方式也发生了较大变化, 档案已成为一种文化资源、知识资源和信息资源。高校档案管理信息化是高校信息资源现代化的基础和重要的组成部分,是高校实现教学、科研、管理的重要基础,如何高效的管理高校的档案信息资源,开展档案资源的信息化建设,是高校每一位管理者不容小觑的问题。

(一)架构在高校档案信息化管理平台上的组织结构

管理学家西蒙曾说,“有效的开发社会资源的第一个条件是有效的组织结构”。高校档案管理是一个持续的过程图书馆,尤其是高校档案信息化管理更是需要一个有机的系统才能发挥整体高校的功能,此外,高校档案信息化发展总是预示着学校的一种变革倾向,必然会产生新的任务,这也必须通过组织结构设计实现对这些新的职责和权利的安排论文怎么写

组织设计过程,就是将各种组织要素按一定的组织结构关系体系化。一般来说,结构关系存在两种,一种正如国内部分南方高校的功能性(流程性)组织结构,这种组织结构以功能性为出发,将档案馆内部从事相同或相似工作的人集中在一起,他们以自身的专业能力与自治结为一体,如上海交通大学的档案馆内设档案业务指导监督室、档案保管利用室、史料研究室、信息技术室、展览设计室等九个不同功能性分工的部门,上海师范大学档案馆下设人事档案室、收集指导室、保管利用室、综合办公室等。这样的组织结构具有专业分工细图书馆,组织效率高,强调专业及技能和工作程序等特点,其中都是某一方面的专家,因而对功能性部门的管理也是这方面的专家进行管理。在这种功能性组织结构中面临的最大问题就是有效沟通和协调问题,如果各部门负责人不能解决上述问题,就会因为某一部门工作的延误对一项整体工作的统一性造成影响,从而最终影响组织效率,拖延工作。

另一种高校档案馆普遍采用的组织结构是目标导向性组织结构,这种组织结构多为北方地区高校档案馆所采用。这种组织结构是将实现同一目标的各方面成员集中在一起而构成的,在组织里需要各种不同专业技能的专家,因此对其管理可以是通才也可以是专才。在目标导向性档案馆组织结构中,部门的设置是按照档案门类划分的,这样的结构不会因为沟通及协调不畅而发生工作无法衔接图书馆,但在某种程度上强调了单一部门的成果、工作目标,而非档案信息化要求的处理程序和处理方式,但也颇具适应力和创造性。

(二)高校档案信息化需要重视过程管理

高校档案信息化是个过程,过程就是不断发展变化和创新的,而且过程不是独立、孤立发生的;过程是有环境、有外部条件的,我们不仅要有适应环境的能力,还要有改造和创新环境的能力。

国内在此方面做得较为完善的上海交通大学为档案信息化发展中结合内外优势及自身特点,为自己量身定做了档案信息化发展的总体目标、基本原则、制度保障,实现了其科学有序的分步骤发展,最终通过研究性、实验性的过程管理,实现了若干项研制成果,建立了规范的上海交大数字档案馆门户网站论文怎么写。与上交大有利的外围环境相比,华东理工大学的档案信息化建设更多的是利用有限性资源进行自主性创新研发图书馆,依靠自身努力不断突破固有机制和环境的瓶颈,不但实现了而且在实物档案的保存及利用方面更是能够细致、创新性的开发利用,更使得档案馆对学校中心工作的实效开展发挥的长足作用。

实现高校档案信息化发展,除了要把实际工作结果与预期标准相比较,以此在信息化过程中控制偏差,以确保档案资源的充分利用及组织目标的顺利实现外,更需要的是一种创新性的过程管理,弄清高校实施档案信息化活动的真实价值。过程管理必然要遵循一定的步骤、程序和规律。科技发展的日新月异为高校档案的全新发展提出了档案管理的信息化定位,敏锐地捕捉到原有档案管理的若干不协调现象后,就要透过现象究其原因,并据此分析和预测未来信息化发展趋势及应对措施及方法,不同高校作为独立个体必然存在不同的环境及自身特点,不同学校的档案馆在一定程度更是秉具高校历史、现今、未来发展的缩影图书馆,因此在过程中要针对自身环境、资源、机遇,制定符合该高校档案馆信息化发展的目标、制度以及步骤发展,在此基础上迅速行动,并在对档案信息化有效、适度控制过程中不断尝试、不断提高。

(三)档案信息资源的集成应用

21 世纪的信息全球化,交叉学科的融合为管理学领域带来了勃勃生机;集成管理因其“集合而成”的基本特征和与时俱进的优化模式,尤其受到人们的青睐。档案集成管理,是指集成主体以全新的管理理念及方法,突破人们惯有的常规模式,以积极的探索精神将集成的基本原理和方法创造性运用到档案管理中的一种实践模式。档案信息化集成管理,则从集成新视角去分析档案管理活动,立体地、综合化地运用各种不同的方法、手段、工具,将档案组织中人力、物力等软、硬资源要素有机地纳入到档案信息化管理视野之中,并将档案管理组织内外的各种集成要素按照制定的集成模式进行整合图书馆,促使各集成要素功能匹配、优势互补、动态开放及创造性融合;从而使得档案信息化管理系统完整,整体功效倍增,变被动为主动,最终促进整个档案管理活动效率的提高。

档案集成管理模式是根据21世纪信息时代电子文件和档案未来发展方向,结合高等教育的各种需求背景,有助于档案管理信息化发展的与时俱进,可以说是为促进中国高校管理水平的提升而设计的。其研究侧重借鉴集成优势互补的理念及其整体优化的原则,建立高校基层档案集成管理体系论文怎么写。从管理与利用基层档案管理的实际出发,集成管理即将档案信息管理与服务的全过程作为一个有机系统实施管理。在国内的很多高校中不乏高校档案信息化发展的先驱者和领跑者,他们无一不在筹集、利用、开发档案信息资源的过程中运用全方位、全范围和全阶段的“大集成”管理思想。运用档案信息开发生命周期和集成的理念,基于界面管理交互作用的学术新观点,赋予档案管理体系以系统性和动态性,使档案管理活动各个环节规范标准图书馆,使重要的界面关系纳入档案管理状态以实现控制、协调和沟通,达到领导重视、教师积极参与、不断开发创新和相互交流档案信息的效果,实现以科研服务为核心,提高档案管理及应用质量。

(四)人力资源的充分开发利用

现代社会政治、经济、文化活动的快速发展对于档案信息的需求量越来越大,对于获得信息的速度要求更方便更快捷。而档案工作者是整个档案工作诸要素中最为活跃的、起决定作用的因素,因此档案管理人员素质的高低决定着档案部门的工作效率和档案信息化管理质量的高低。

人才资源管理的充分开发利用,要针对档案专业人员成长和工作特点,努力营造一种尊重个性,鼓励创新的良好环境,努力造就一支政治强、业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员队伍。要完善档案干部终身教育体系,不断提高档案人员培训质量,提高现职档案人员的文化和专业水平,切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力,特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度,加强多层次复合型专业人才队伍的建设,注重在实践工作中培养锻炼人才。档案管理人才既要掌握扎实的档案基本理论,具备较强的现代意识,又要有开拓创新精神。要掌握更多的知识,特别是档案信息化相关业务知识的学习,包括各类档案信息化的基本手段、管理办法、规章制度以及应掌握相应的检索知识及信息存贮技术、处理分析技术、通信技术等论文怎么写。另外,档案人员还应具有较高的人文素质和知识评价水平, 对网上纷繁复杂的信息进行分类标引和有效的管理。也可以进行电子信息资源的二次开发与建设, 过滤掉无用的灰色信息, 开发出有效的信息产品,为用户提供增值服务,满足新世纪档案馆事业的新要求。没有相应的业务知识、技能,就无法对档案信息化发展过程进行有效的管理,也就无法实现高校信息化发展的长效发展。因此,提高档案管理人员的业务素质,人才资源的创新就显得尤为重要,是做好各项工作的重要保证。在调研的过程中,我们也可喜的发现随着高校档案管理的信息化、技术化、创新性的发展,高校档案队伍除重点培养业务骨干外,也在不断补充新鲜血液培养后备力量,档案管理人员的学历、年龄、素质都在向年轻化、专业化、长远化发展,在实现档案信息化管理的技术创新外,也不断地实现观念创新及服务创新。

 

 

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