| 论文导读：一般地，写作商务信函除了要坚持体谅原则(consideration)、完整原则(completeness)、清楚原则(clarity)、简洁原则(conciseness)、具体原则(concreteness)以及正确原则(correctness)外，极为重要的当属要坚持礼貌原则(courtesy)。礼貌原则并不仅仅是指有礼而已，并不是简单用一些礼貌用语就可以，而是在写作商务英语信函时应当从“以您为重”(You-attitude)的角度考虑问题，做到用语得当，形式得体，善意体谅。
关键词：礼貌原则，商务英语信函
一、商务英语信函的写作原则
写作商务信函并不需要华丽优美的词句，只需用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，并让对方得以清楚了解即可。
一般地，写作商务信函除了要坚持体谅原则(consideration)、完整原则(completeness)、清楚原则(clarity)、简洁原则(conciseness)、具体原则(concreteness)以及正确原则(correctness)外，极为重要的当属要坚持礼貌原则(courtesy)。
礼貌原则并不仅仅是指有礼而已，并不是简单用一些礼貌用语就可以，而是在写作商务英语信函时应当从“以您为重”(You-attitude)的角度考虑问题，做到用语得当，形式得体，善意体谅。
二、礼貌原则在商务英语信函中的具体应用
1、运用礼貌语言
在商务英语书信交际中，经常使用的尊称语、亲昵语、祝颂语乃至含蓄委婉语等都体现了礼貌原则。
试比较：
a) Your order NO. 85 for l00, 000 yards of CottonPrints Art. NO. 1002 is rejected.
b) We regret to inform you that we have been unable toaccept your order NO. 85 for 100, 000 yards of Cotton Prints Art. NO. 1002.
通过比较，会发现后一句比前一句得当，因为后一句比较含蓄，前一句则比较直接、生硬。因此，后一句就是礼貌用语。
另外，我们还可以使用虚拟语气来使要表达的令人不快的意思显得间接委婉。
试比较：
a) If another instance of this discrepancy between thesample and the goods received occurs, it will be very embarrassing.
b) If another instance of this discrepancy between thesample and the goods received should occur, it would be very embarrassing.
相比之下，第二个句子更婉转，因此，它就符合礼貌原则。
2、突出对方本位(You-attitude)
在商务英语信函中，无论是给谁写信，都应从对方的角度来看问题，考虑对方的处境，明白对方的难处。站在对方的立场上，采用以对方为重的态度（You-attitude）写信，说明我们理解对方、体谅对方。因此，为了体现礼貌原则，在商务英语信函写作中，人称尽量不使用“I”或“we”开头而应采用第二人称“you”或其物主代词“your”，以突出“You-attitude”。英译汉时多使用谦辞，称对方为“贵方”，而称自己为“本公司”或“我方”等。
例如：
(1) If you are interested in any of the items, pleasedon't hesitate to tell us.
(2) To meet your requirement, we are willing to makesome concessions to cut 3% of our price if the quantity of your individualpurchase is not less than 50 tons.
从以上例子可以看出，不管你的目的是提供信息、说服别人还是增进友谊，最打动对方的人称就是“you”和“your”。
3、使用委婉的语气
在商务交流中，双方难免会有分歧。为了不因话语太直而冒犯他人，在商务英文信函写作中就得尽量使用温和、委婉的语气，也可以适当使用语义模糊的词汇如“I'm afraid”，“Ithink”，“I believe”或运用虚拟语气、疑问句等形式。
例如：
(1) I'm afraid we can't accept 'Cash AgainstDocument on arrival of goods at destination'.
(2) Could you make payment by irrevocable L/C?
除了以上几种表达方式以外，情态动词、条件句、被动语态过去时的使用也可以起到缓和语气的作用。论文参考网。委婉的语气可以避免让对方产生接受命令或指责的感觉，易被对方接受，对商务沟通会起到良好推动作用。
4、展示人情味
人类总是重感情的，人们互相关心，互相理解。尤其当对方发生了不幸或不愉快的事情时往往会向对方表达慰问或同情之意，并且会表示一定的理解和美好的祝福。这种写信人向收信人表达关心、理解或同情的方式被称作“展示人情味”策略。
例：
We acknowledge receipt of your letter dated the 3rdthis month enclosing the reprography of the insurance policy, we are regret foryour loss.
这是一封与遭受损失的公司就交货期限进行磋商的信函，信中表达了己方对对方遭受损失的同情与关心，充分体现了写信人富有人情味的一面。论文参考网。
5、避免不和
避免不和在商务信函写作中，主要表现为当写信人不同意对方的观点或不愿满足对方的要求或请求时，为了照顾对方的面子，不至于会造成对对方的直接否定，在回信时写信人要避免直陈不同的意见。
例(1)：
We sincerely recommend you to accept our proposal asour stocks are getting lower and lower day and day, and we are afraid we shallbe unable to meet your requirements if you fail to let us have yourconfirmation by return.
在此句中，如果把“recommend”改为“advise”的话，就会不妥。因为“advise”有一种居高临下的涵义，好像要让对方非接受建议不可，其实对方接不接受得由他们自己做主，别人无权干涉。
例(2)：
According to our records, you have not yet settledyour account for electronic equipment supplied to you on 10th December and 20thJanuary this year.
写信人用“Accordingto our records”这个模糊限制语来缓和对方未付款的事实。论文参考网。特别要注意，当双方观点不能统一时，应首先理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对己方的指责不公平时，可以据理力争，说明己方的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。
三、结语
在商务交往中，商务信函不仅是用来沟通的媒介，更是建立友谊、吸引客户的手段。商务信函的特点和功能决定了商务信函中必须注重礼貌原则，其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。因此，在日常的商务信函交往中，应特别注意礼貌原则的运用，以更好的促进商务合作顺利进行。
参考文献
[1]曹菱：商务英语信函[M]. 北京：外语教学与研究出版社，2000.
[2]方春祥：外贸函电[M]. 北京：中国人民大学出版社，2005.
[3]何维湘：商务英语应用文写作[M]. 广州：中山大学出版社，1997.
|
