论文导读：机关档案真实记录了机关单位的各项工作，因此，这个地区的各种事业的发展情况必将以此为依据。为此，怎样提升机关档案的管理水平和层次，增加档案信息资源的有效利用率，需要引起我们每位档案管理工作者的高度重视。本文就机关档案管理的工作实际，浅谈以下机关档案如何加强规范管理，档案信息资源如何才能获得有效利用。一、有效利用档案信息资源的重要性。
关键词：机关档案，规范管理，信息资源，有效利用
机关档案真实记录了机关单位的各项工作，因此，这个地区的各种事业的发展情况必将以此为依据。近年来，我国经济始终处于高速发展的状态，社会也在不断向前进步着，我们的档案管理工作也必将随之发生一系列的改变。当前，档案的数量与日俱增，档案的内容和形式日趋丰富，服务对象的范围也在逐步扩大。为此，怎样提升机关档案的管理水平和层次，增加档案信息资源的有效利用率，需要引起我们每位档案管理工作者的高度重视。本文就机关档案管理的工作实际，浅谈以下机关档案如何加强规范管理，档案信息资源如何才能获得有效利用。
一、有效利用档案信息资源的重要性。
通过以往的工作经历，我们可以认识到，档案管理是一种服务工作，这种工作需要长期进行，档案信息资源的有效利用体现出了档案管理的价值和作用。
1、档案工作的服务职能主要是通过档案信息资源的有效利用体现出来的。论文参考。整个档案管理工作需要足够的人力、财力和物力来收集、整理、归档、保存和管护大量繁杂的信息和数据，在档案管理的过程中，能够实现信息和数据的及时收集和安全保存，更重要的是，他还能为社会发展和经济建设提供服务，这也是档案管理工作所起的最重要的作用。要让档案管理工作更加具有生机和活力，只能是将档案管理工作的服务职能充分发挥出来，实现档案信息资源的有效利用。
2、对档案管理工作的检验主要就是通过档案信息资源的有效利用情况体现出来的。要对档案工作人员的管理工作和取得的成绩进行衡量检测，档案信息资源的利用情况是说明这一问题的最佳途径。进行归档的档案资料是否齐全，是否系统，质量如何，库藏和检索情况如何，都会对档案信息资源的有效利用产生影响。所以，利用档案信息资源的有效利用情况，就可以对档案管理工作是否能够贯彻落实各项规章制度进行很好的检验。
3、实现档案信息资源的有效利用这一目标，可以很好的拖动档案管理工作的提升和改进。经过对档案信息资源的有效利用情况的调查收集，可以决定是否要对档案管理工作进行提升和改进以及如何进行档案管理工作的提升和改进。根据机关档案管理工作的相关规定，当保存的档案材料超过保存期限时，必须对这部分档案进行鉴定，来决定是销毁这部分档案还是继续保存这部分档案。在进行鉴定的时候，要考虑到很多因素，其中，对档案价值的判定，并且找到对应的档案信息资源的有效利用情况作为依据，是进行鉴定的时候必须要考虑到的最重要的因素，因为这些内容对档案的鉴定工作是有利的，也能对档案规范管理的良好发展起到促进作用。论文参考。
二、加强机关档案管理工作的措施。
1、做好机关档案管理工作的基础前提是抓好公文制发。公文用纸以及对文件进行的排版和文件的装订质量必须保证按标准进行；文件的办理过程必须按标准程序来实施；确定要进行存档的文件必须保证文件内文字字迹清晰、鲜明。
2、做好机关档案管理工作的关键步骤是要抓好文件的归档。为了实现档案管理利用价值的最大化、检索利用便捷化和案卷的完整化，加强档案的规范管理是必须的，要实现上面的所有目标，文件的归档就是其关键的步骤，在这一过程中，必须始终贯彻“以本单位形成文件为主”这一工作原则。办文人员的归档意识需要进一步增强，档案的时效性要有更好的把握，要确保保存档案的完整性，并且重点是要明确对文件和资料进行分类归档。贯彻好“以本单位形成文件为主”这一工作原则之外，为了保证档案的利用价值，档案全宗的完整性需要引起足够的重视。
3、做好机关档案管理工作的重要环节就是要抓好案卷的整理工作。在档案管理的整个过程中，案卷整理这一环节需要耗费大量的人力和较多的时间，但是对档案的最终形成以及将来的开发利用，他都起着至关重要的作用。归档的案卷不经过专业、细致的整理，最终形成的档案就不是规范的、标准的，将来对其进行使用的时候，它就不可能提供准确、详实的信息资源。案卷整理要以有利于分类和检索作为出发点，要按照档案标准化管理的相关要求，将档案整理方法进行进一步的改进。随着计算机技术的不断发展，可以尽量实行电子档案目录录入和启动档案全文挂接工作，有利于档案资源的有效利用。
4、做好机关档案管理工作的最佳途径就是要抓好档案的查阅或借阅这一服务环节。首先，要建立健全档案查阅或借阅的主体审核机制。制作出规范详细的“档案查阅或借阅申请表”，查阅或借阅档案的人员在接触档案之前必须填写“申请表”，在经过相关科室审核后，按照相关科室的审核意见，档案室工作人员为查阅或借阅档案的人员提供服务，这样，加强了对档案信息资源利用的统筹管理。其次，档案的查阅或借阅要实行严格登记管理制度，同样需要制作出规范详细的“档案查阅或借阅登记表”，查阅或借阅的人员在接触档案前，要在“登记表”中详细写明：查阅或借阅人员的单位、姓名、查阅或借阅时间、档案的盒号、保管期限、案卷或文件题名等各种信息，并在相应的表格栏目中准确填写好利用目的，进一步提高了档案信息资源利用过程的管理明细化程度；最后，对档案信息资源的利用效果要进行及时的跟踪反馈，查阅或借阅档案的人员在使用完档案后，在归还所借档案时，及时的办理相应的归还手续，在上面所说的“登记表”中的相应栏目处填写利用效果，有利于后期的跟踪服务，同时，还要及时的进行电话回访，进一步完善档案信息资源有效利用效果的反馈机制。论文参考。
5、做好机关档案管理工作的保障措施就是要抓好安全工作这一重要环节。要加强排查重点设施设备，避免安全事故的发生，当发现有可能出现问题或隐患的地方时，应采取一定的措施，及时的予以整改，避免各种影响档案安全的安全事故的发生。为确保档案资料的安全和万无一失，在对档案进行收集、保管、利用、保存和设备管理等的各项工作要按照规范严格做好，档案管理的各项工作制度要逐步的建立健全，要有专人负责档案的查阅、借阅和各种登记的工作，要明确责任到人，制定的措施要实施到位。
6、做好机关档案管理工作需要加强档案工作人员的责任心和使命感。要让档案工作人员充分认识到档案工作的重要性，增强他们的责任心和使命感。要让档案工作人员认识到，案卷中的一页薄纸就可能左右着领导的决策，就可能改变一个人的命运，或者影响一个重要工程能否顺利完工，所以档案工作人员的工作是神圣的，是崇高的，值得我们引以为豪。
档案工作记录了历史，传承了文明，为社会提供服务，为人民进行造福，由此可见，档案管理工作是一项非常重要的工作。档案事业也是一种崇高的事业，党和国家的发展离不开档案事业的发展，因此，在实际工作中，档案工作人员要将自己的工作职责履行好，将自身的作用充分发挥出来，为进一步提升机关档案的管理水平，实现档案信息资源的有效利用贡献出自己的力量。
参考文献
【1】付娜，试论机关档案员如何提升档案管理水平【J】，云南档案，2008年
【2】岳文莉，构建和谐社会的档案工作研究——基于机关档案管理工作的视角【J】，档案，2008年.
【3】杨俭，馆藏档案利用率低的原因剖析【J】，四川档案，2007年
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