| 1.电子文件的归档
在电子文件归档的时候,档案人员一方面要了解电子文件的产生方式,另一方面，形成单位必须有详细的技术说明,并须提供完整磁带、磁盘、光盘的档号、名称、内容、版本、功能、著作人、日期和利用情况等材料。另外,电子文件的归档,原则上应两套,实行纸质文件与电子文件一起归档,实行共同管理,一套封存保密,一套供日常管理使用。
2.电子档案的收集
电子档案的收集积累往往是在计算机网络上进行的,对不同类型的电子文件,由于其技术特性不同,存储载体和记录信息的标准、压缩方式也不同,就应分别采取措施保证其完整性。另外,与纸质文件不同,电子文件的读取、还原,离不开其生成的技术设备条件、相关的软件,所以电子档案收集还应该包括这些内容。
3.电子档案的管理
电子文件的归档,应按归档工作程序和步骤进行,另外,还要考虑电子文件产生的环境不尽相同,应把归档工作纳入有关管理制度,纳入有关人员的职责范围,从根本上保证电子文件的形成与归档工作不脱节。对归档后形成的电子档案的管理部门负责,电子文件形成部门要协助支持。
4.电子档案的保管
由于归档电子文件以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件目前是用光盘保存，光盘的保护要注意以下问题：(1)规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，在使用过程中应避免摩擦和划痕。(2)光盘存放的温度宜控制在14-24℃,相对湿度40%-65%。(3)注意避光。(4)定期复制。为延长电子文件寿命,光盘每5年转储一次,转储后的载体与原载体同样编号保存。
5.电子档案的鉴定
一般来说,对电子档案需采取二次鉴定的办法。第一次在电子文件已完成行使职能时,档案管理人员必须按照归档的基本要求,对电子文件的来源、内容、版本、数据、技术支撑及网络电子文件进行鉴定,并将鉴定的内容记录于备考中;第二次是在电子文件保管期满时,在第一次鉴定的基础上,对电子文件内容的价值、文件格式的转化等进行全面复核,并提出鉴定的最终意见。
6.电子档案管理人员的培养
人是管理的主体,要管理好新型档案载体,就必须配备具有现代化管理意识的队伍。在电子信息化的时代,新型档案载体的应用必将对传统档案工作的结构模式、工作重心、服务内容、技术手段及档案管理人员素质提出了全新的要求，要把电子档案管理人员的培养当做一件大事来抓。
总之，知识经济的兴起给档案界提供了一个挑战与机遇并存的契机；赶上这次浪潮，我们就会缩短与先进国家的差距，在知识经济的发展中大显身手，使档案管理成为企业信息化的一个重要组成部分，在档案管理工作再上新台阶。
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