论文导读：期刊的回溯建库是一项庞大而复杂的工程,涉及图书馆期刊工作过去和现在的各个管理环节，建库质量的高低，直接关系到图书馆读者服务质量的高低。
关键词：回溯建库，前期准备，学习培训，编目流程
期刊数据库是馆藏书目资源数据库的重要组成部分，实现图书馆期刊现代化管理，是图书馆全面实现自动化管理、网络化检索和文献资源共建共享的基础。期刊数据库的建立，一方面可以充分揭示馆藏，方便检索，有效提高馆藏期刊的利用率，最终实现期刊资源的共建共享；另一方面，可使本馆期刊订购、登到、查缺、装订等实现计算机管理，馆藏期刊的各种数据统计更为方便准确。
期刊的回溯建库是一项庞大而复杂的工程,涉及图书馆期刊工作过去和现在的各个管理环节，建库质量的高低，直接关系到图书馆读者服务质量的高低。因此，图书馆期刊的回溯建库必须得到馆领导甚至学院主管领导的高度重视，上下协调、因地制宜地制定出较为科学的建库方案，才能保证期刊回溯建库工作的顺利进行。
1． 我馆期刊数据管理现状
黔南民族师范学院图书馆于2000年由黔南民族师专图书馆、黔南教育学院图书馆、黔南民族师范学校图书馆三校图书馆合并组建而成，三校原有的期刊资料除了磁盘存储一些征订记录之外都没有做过数据，就是在合并初期，新的图书馆自动化建设起步也较晚，至2005年为了迎接教育部评估学院才给图书馆配置了一些基本的自动化设备，且一直用在做图书的数据，由于我馆人力物力有限，直到评估结束后的2007年，才开始启用我馆正在使用的汇文系统中的期刊管理模块对期刊的征订、签收、记到、典藏等进行数据管理。论文参考网。因此我馆的期刊回溯建库是指对2006年以前的过刊进行数据的加工。而我馆2006年以前的各区馆期刊总共1900多种、30000多册合订本，数据管理的现状是：首先，除了用磁盘存储一些征订记录之外，都没有完整的管理数据，卡片目录也不够完整，更没有贴条形码；其次，期刊沿革变化较多，如刊名的更改、出版社的更改、刊期的更改、价格的上浮等的数据都在不断变化而出现部分期刊数据记录发生变化；第三，我馆建馆时间不是很长，每年期刊的订购经费都受学院财力的约束，许多刊物订购时间短、有的甚至是各年根据学院学科设置的需要而征订，有的订订停停，有的是期刊停刊、新的期刊又不断产生等等，使数据完整性难以保证．且我馆馆藏信息错误较多，比如同书异号、同号异书、因分类人员变动而出现分类号不完全统一等，以至在建库过程中遇到问题难以核对，这些问题都给期刊建库工作带来极大的困难，处理不好会严重影响建库后的使用效果。
2． 我馆期刊回溯建库的方案构想
2．1 前期的准备工作 期刊通常是以年刊、月刊、周刊等正刊形式出版。但部分期刊具有出版频率不规律且出版过程中附有不同形式的增刊，具有不规范性和多样性的特点，因此，对于图书馆期刊工作人员来说，文献数据的标准化、规范化就显得尤其重要，根据我馆目前期刊管理的现状，期刊回溯建库的前期工作应从以下几个步骤去开展：
2.1.1 过刊的清理、剔旧。论文参考网。首先集中人员对所有期刊馆藏进行清理，对一些收藏价值不高的娱乐性、破损严重、复本多（原三区馆都征订过的）或已经停订的期刊进行剔除，这样可减轻了数据录入人员不必要的负担，同时也精简馆藏，提高数据库的质量；
2．1．2 过刊馆藏的整理
利用假期组织人力按过刊分类进行全面整架，将所有过刊馆藏按英文字母顺序、年代、卷、期排列井然，以保证建库过程中的查找顺序；然后在每册期刊题名页上贴条形码并在刊中夹上磁针同类同种期刊条形码尽量用连号以提高录入的速度。
2．1．3 卡片的整理
首先将已有的卡片进行整理，按分类进行排序，过刊合订本与卡片进行一一核对．并将不完整的信息补充完整，对无卡片信息的过刊合订本应按要求立即补充。在清点时应对工作按类进行分工．避免出现漏清点或重复清点等现象。其次对无卡片的过刊重建期刊记录卡片，做好卡片式工作单，根据期刊文献实体建立卡片，将每本期刊的信息详细地记录在卡片上，包括：期刊刊名、副刊名、中图刊号、ISSN号、出版地、出版机构名称、出版频率、年代、卷、期、有无图表、继承关系等等按类做成规范的卡片式工作单；其次，将做好的卡片再进行合并整理，按英文字母顺序排列好，为建库工作做好充分准备。
卡片整理程序完成后，根据卡片建库，这样著录的结果较准确，建库的结果与书库中的文献实体完全一致，其优点是方便快捷，不用把厚重的期刊一本本搬出，减轻了部分工作量。
2.2 自动化技术条件的准备
2．2．1 对汇文系统编目管理模块的强化学习
我馆目前使用的自动化系统是江苏汇文软件有限公司研制的图书馆自动化管理集成系统，（此系统已被全国100多所图书馆使用，是目前国内起点较高的管理集成系统之一）。汇文编目管理子系统的主要业务功能，是用来编制和维护各种文献资料的MARC记录，包括书目记录、规范记录和馆藏记录等；同时提供回溯建库功能，在生成书目记录时同步生成复本记录。因此我馆的期刊数据录入建库工作必须挑选接触过汇文系统、熟练掌握自动化管理技术及期刊分类、编目的工作人员进行强化培训，熟练掌握汇文编目管理模块的特点，即：
①．可多途径地检索各种文献的书目记录；
②．通过内嵌IE浏览器，可以直接将Internet网页上的MAR C记录粘贴到编辑屏中；
③．通过内嵌Z39．50模块，可以直接访问Internet网上任意的Z39．50服务器，获取多种MAR C记录，并直接粘贴到编辑屏中，同时提供对指定Z39．50服务器的MAR C记录上载功能，包括全面支持中国高等教育文献保障系统(CALIS)的联合目录数据库上下载操作，以实现与网上数据的共享；
④．具有对MAR C格式的合法性和检索点的规范性等进行校验查核的功能。包括校验记录的必备字段是否齐全；字段与子字段的可重复性是否准确；固定长字段的长度是否正确；字段与子字段的指示符是否合法等等。
⑤．编目记录编辑模块具有较强的字处理功能、多窗口功能等其他功能，全屏幕编辑能够方便地增加、删除、修改、剪辑、复制子字段或字段；可以同时打开不同编辑窗，不同编辑窗之间的子字段、字段以至整个记录都可互相拷贝。
工作人员必须首先掌握汇文系统在编目管理方面的这些特点，才能担当这项繁重而复杂的工作。
2．2．2 加强对MARC格式的熟悉程度的培训
选定的建库工作人员都必须详细了解MARC每个必备字段所揭示的的含义，在数据套录时可以从中了解一些信息。如：同一分类号不同刊名，是分类错误还是更改刊名要有一个初步的判断等等。加强人员的培训，目的是建库过程中可随时检查建库数据，及时发现、及时修改，尽量避免建库时的误操作导致的差错。
2．3 编目工作流程
在做好准备工作、掌握汇文系统期刊编目管理特点的基础上，就可按以下流程，开展期刊的回溯编目工作：
①．首先对要回溯编目的期刊在通过汇文获取的期刊书目数据库中进行检索，如有命中记录，在该记录上添加复本信息；
②．点击文件中的“回溯状态”，方可进一步进行编目并添加复本信息。
③． 如果期刊书目数据库中没有命中记录，在其他套录数据库中检索，如有命中记录，点“复制MARC”新建生成一条期刊书目数据记录，添加该记录的复本信息；
④．如果期刊书目数据库及各种套录途径都没有命中记录，点“模版选择”，再选择“中文期刊”，点“确定”新建生成一条书目数据记录，然后添加该记录的复本信息。论文参考网。
⑤．最后点击“存盘”或“审校存盘”，这样就完成了一条完整的期刊书目数据。
操作过汇文编目管理子系统的人员往往对中文期刊回溯建库所用字段偏向于中文图书的标准，所以有一些字段被遗漏了，也有的字段著录不太确切。对于这样的数据，我们可以采取覆盖原MARC记录的方法加以解决。即在实际工作中，如果发现有这样的记录，首先到汇文数据中心查询，看是否有该刊的记录，在经过认真核实后，如果正是所需要的数据，就下载到本馆库内，下载后不作存盘操作；然后，复制这条下载的MARC记录，激活原MARC记录界面，选择“覆盖粘贴MARC”，原来的数据就得到了更新，而且不影响原有记录对应的馆藏；最后，把汇文数据中心下载的记载作删除处理。对于汇文数据中心没有的记录，则要严格按照著录标准自编一条MARC 记录，并复制这条自编的MARC记录，激活原MARC记录界面，选择“覆盖粘贴MARC”，更新原有记录。
以上只是本人对我馆期刊回溯建库工作的一些初步构想，即使按照这些构想去操作，在实际工作过程中，也会遇到许许多多的复杂问题，期刊回溯建库工作量极大，仅靠一两个人很难完成，需要多人长时间的通力合作。“摸着石头过河”，在建库工作结束之后，我们还要考虑对所建的数据库进行认真检查和校对，及时发现问题还须及时解决，另外还要对已做数据作好维护工作等等。
总之，回溯建库工作是一项任务繁重、艰巨而又极其重要的工作，在方案确定之后，我们的编目人员应以高度责任感对待这项工作，努力提高业务素质，熟练掌握汇文编目管理子系统的编目程序，以保证我们一旦启动此项工作后将一步一个脚印地较高质量地去完成这项使命，最大限度地节约人力物力和财力，使我馆的期刊馆藏资源早日正式步入现代信息服务的轨道。
参考文献：
[1]张萌．谈中文期刊编目数据质量的优化．图书馆学研究，2002(11)
[2] 汇文编目模块使用说明．江苏汇文软件有限公司
[3] 吴龙涛，叶奋生．连续出版物工作. 上海科学技术文献出版社．1990
[4]李禾．吉林省图书馆建立中文期刊数据库的实践与总结．图书馆学研究，2006(4)
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