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论高校图书馆编目业务外包质量控制

时间:2015-09-30  作者:袁正光

摘要图书馆编目外包已十分普遍,本文就编目外包中所产生的问题及解决方法加以阐述,使编目业务外包朝更好方面发展。
论文关键词:编目外包,质量控制

1 当前图书加工外包模式

目前图书加工外包业务主要采用购书招标方式,把图书采购、加工等业务委托给具有优良资质的书商,这样能起到降低成本、节约时间、提高工作效率的作用,也是图书供应商服务的延伸。其主要分为上门服务和远程服务以及部分外包等三种形式。

1.1上门服务模式

这是目前采用较普遍的一种服务模式,由书商安排加工人员到馆藏地进行图书加工服务,图书馆提供加工场地和设备,在加工过程中,由本馆的专业编目人员进行实时的质量检验。这种模式的优势是便于掌控图书加工的质量和速度,加工效率高,能确保按时完成任务。弊端在于往往要等图书积累到一定数量时再进行,会影响到新书到馆的流通周期。

2.2 远程服务模式

远程服务模式是在网络环境畅通、本馆的图书采编系统可实现远程登录的条件下,书商使用图书馆提供的系统帐号和密码,实现采编系统的远程联接,从而实现异地图书加工的服务模式。它的优势在于不占用图书馆场地和设备,缩短了订购图书的到馆流通周期。缺点在于对网速要求高;让书商远程登录本馆采编系统,而且人员又不固定,存在一定的不安全因素,所以要以签署协议的方式加以明确。

3.3 部分外包模式

图书馆自己的采编工作人员完成图书加工工作的最重要的部分,包括拆包验收、数据验收、分编著录、典藏等,书商派人到馆完成贴磁条、盖馆藏章、打财产号、帖书标等图书加工工作(根据各馆要求,工作内容有所不同)。

2图书加工外包的优点

2.1节约人力资源,降低成本

现在大多数图书馆都存在人员紧张的局面,实施业务外包,可以借助外部的人力资源,有效解决这些问题,专业机构往往具有规模经济,有着专业程度高和高度效率化,经营成本较低的特点,通过他们来提供服务,可以取得较大的价格优惠,并能节省庞大的人事费用。

2.2缩短工作时间,提高工作效率

高校图书馆的书籍从新书到馆,直到进入流通与读者见面,一般要几个月,而大学里面,老师和大学生备课和学习的周期也就是4—5个月/学期,不少专业的参考书需要一定的时新性,比如计算机专业,比如营销专业;同时许多准备考研究生和博士生的同学老师,更加需要最新出版的复习和学习资料。缩短新书加工的周期并及早与读者见面,一直是高校图书馆的一个课题和任务。

2.3提升图书馆的核心业务,提高竞争优势

高校图书馆将图书加工业务外包给专业机构完成,可以集中精力加强读者服务工作,开发利用信息资源,提高竞争优势,把精力转向信息服务和知识导航的服务领域,为广大师生提供更多更好的服务,保持图书馆的持续、稳定发展。

3图书加工外包存在的风险

3.1采编质量风险

这是最重要的问题,从目前情况表明,绝大多数的图书供应商都提供MARC数据,大多数图书馆都比较认可,但是书商聘请的专业技术人员并不多,MARC数据一套录数据为主,在有限时间内,不可能有太多时间进行业务研究,更不可能进行分编校对,所以其加工的数据质量有时难以满足各类型图书馆的需求。另外,各个图书馆都有一些自身个性化数据加工特点,如索书号的取法等,都容易产生数据质量问题。

3.2图书馆分编人员失去学习机会

图书馆在分类编目业务外包上确实弥补了人员、技术上的不足,降低了一定的成本。但由于业务外包限制了内部人员实践的机会,同时也增大了对书商的依赖,导致馆内分编专业技术水平整体下降,分编工作人员的业务水平大大降低,学习能力和创新能力大大削弱,这对图书馆事业发展是不利的。

4导致编目质量问题的因素

4.1 书商提供的数据来源不同,造成数据质量的差异

国家图书馆与CALIS联合目录这两家编目机构对中文图书著录虽然都采用CNMARC格式,在编目意识和MARC字段的选取和字段的具体著录上,都存在很多不同点,这就造成了外包书目数据质量不稳定。另外需要原编的的数据,外编人员基本根据在版编目进行自编,因为我国目前的在版编目也存在很多问题,所以也存在质量不能保证的问题。

4.2 外包编目人员人员流动性过于频繁

外包人员流动过于频繁,也是外包编目数据产生质量不高的原因,每个图书馆都有各自特定的编目习惯,需要一定的时间和实践才能熟练掌握,但由于体制收入等原因,编目人员刚培训好,就因为各种原因离开了,又派新的编目人员或赶时间临时加派的新手,就更容易出错。

4.3 外包编目人员专业水平有限

书商派来的编目人员一般都不具有图书分类编目专业水平,他们对编目规则和分类法不熟悉,同时尤其是新来的外包人员不了解所承包图书馆的分类历史、分类特点,在分编过程中照搬原编数据。

5 图书加工业务外包的质量控制

5.1 选择资质好的书商是保证加工质量的前提

基于图书加工外包过程中的大量风险,图书馆必须科学地制定外包策略。首先对书商进行招标时,就要衡量其技术水平是否能达到完成外包业务的要求,不仅要了解其市场开拓能力、备货能力,还要考察其书目信息、编目数据提供能力、组织协调能力。在能力和业绩考量基础上选择书商时,应加大书商业绩考量比重,适当放宽折扣优惠考量的比重,图书馆一定要选择那些技术实力强、商业信誉好的书商,通过外包和约的签订,有效地规避风险。

5.2 调整采访策略和加强验收环节控制

提高图书采访质量,最有效的办法是加大现采比例。现采图书可以降低错选率,对于专业性较强的图书,可以尝试与本校的知名学者、学科带人及骨干教师保持联系,在适当的时候也让他们参与选书,这样能提高选书的质量,使学校的图书经费发挥更大效益。对于图书到馆验收还是由本馆工作人员参与到其中比较好(尤其用汇文软件,可以让外包人员拆包,由本馆工作人员加条码),自己做的好处是每一本书都要过手,如果发现不合适的书,就立刻做退书处理,并在清单上加以标明,一般书商对于未加工的退书,都是没有任何异议的,这样就等于在订购之外,再对图书质量把关。另外一旦发现书和清单价格不符的可以及时纠正,确保付款和图书财产帐的统一。

5.3 制定严格的图书加工标准

要想保证图书加工外包的数据质量,必须针对各个环节制订相应的制度,并提供给外包工作人员,如《图书加工标准》《分编工作制度》等。由于外包工作人员流动性较强,各个学校的加工要求又有所不同,对于负责管理业务外包的工作人员,也要为其制订专门的工作制度,以便按规范的流程组织图书加工。

5.4 对外包编目的书目数据质量及时进行抽检

组织专业水平高的编目人员,对外包的编目数据进行质量抽检,遇到外包数据错误或不妥之处及时让外包人员进行修改,并及时给他们补充他们不理解或不懂的编目细节知识,避免错误继续和扩大,要与外包加工人员的工作频率保持一致,严把外包质量关。

6总结

图书馆实现图书加工外包之后,并不代表工作人员就可以高枕无忧了。相反,他们需要承担的责任比原来更重大,工作更复杂。新的工作形势要求图书馆采编人员具备复合型的知识结构。而随着图书馆传统观念的进一步转变以及书商水平的不断提高,相信以后的图书外包模式将更加完善。


参考文献
1王桂秋.浅谈图书馆采编业务外包及实施对策.中国科教创新导刊,2007(总471)
2 杨涛.图书馆业务外包在中国〔J〕.图书馆学刊,2003(4):49-50
3 唐顺妹.福建农林大学图书馆图书加工外包探讨。农业图书情报学刊,2006(2)

 

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