企业文档管理系统

论文导读：企业信息是由结构化数据与非结构化数据组成。虽然在有限的范围内起到信息共享、协同工作的作用，但是缺乏信息集中共享的渠道，极易形成信息割据和信息孤岛，降低了信息资源的协作与再利用的水平，使信息资源没有价值最大化，并且增加了系统管理和维护成本。内容管理系统DMS是从非结构化数据信息的整体、全局和发展的角度出发，为保障文档管理成功应用而提供的基础支撑工具。DMS从文档协作与集中管理、流程服务、记录管理、文档捕获与影像处理的规划、设计、部署、运行、维护和管理等不同阶段提供一个可管理、统一、安全、扩展性好的基础体系架构平台。
关键词：文档管理，DMS，非结构化数据，信息孤岛
 

1.绪论

在企业中，信息是宝贵而最具价值的资产---不同格式的内容代表了一个企业和机构历时数年乃至几十年中积累的知识和智慧资本。通常，我们认为信息就是企业内容，它包括产品技术资料、营销方案、Web、客户沟通信息、合同、电子邮件、多媒体等等文档信息组成的。免费论文参考网。这些资料是企业在时间和金钱上的巨大投资。但是，如果没有一套全面的系统对内容展开安全和高效的管理，就无法实现信息投资的回报。

针对企业与机构的运营信息，国家多个部门从不同角度出台相关规范，希望通过信息管理系统的部署对运营信息做到可追踪与审计。在企业日常运营过程中，产品数据、财务报表、企业战略资料、营销策略和开发计划等受控内容对企业具有至关重要的意义。然而，无法通过系统和流程妥善控制这些内容可能导致一系列问题，而且后果也可能非常严重。遵从相关规范既可以规避法规风险，同时提高了信息的安全。

2.非结构化数据高速增长

企业信息是由结构化数据与非结构化数据组成。免费论文参考网。随着信息化的持续提升，企业的结构化数据通过ERP、CRM、SCM等系统进行了全面有效管理，为企业的决策、运营提供了高效的信息支撑;但同时，有超过80%的数据属于非结构化数据,它们包括文档、邮件、报表、网页、XML、票据、传真、合同、多媒体、工程图纸、扫描图像等等。今天，随着信息的巨量增加，这些非结构化数据或数字内容正以每年200%的速度快速增加，许多企业和机构事实上已经淹没在文档信息的汪洋之中。免费论文参考网。

3.信息孤岛制约了企业信息共享和利用

目前基于个人电脑、电子邮件和过时的文件共享服务器策略的非结构化数据信息管理方式，使资源与信息相对分散，不利于协同工作。虽然在有限的范围内起到信息共享、协同工作的作用，但是缺乏信息集中共享的渠道，极易形成信息割据和信息孤岛，降低了信息资源的协作与再利用的水平，使信息资源没有价值最大化，并且增加了系统管理和维护成本。一套信息管理的解决方案应该通过一个统一的数据中心在多个部门之间开展内容管理，允许各部门与其他业务部门轻松共享并重复使用其内容，并从存取这些有价值信息中获益。

4.非结构化数据信息安全

非结构化数据由于没有统一管理而分散在企业和机构的各个部门与各个流程环节，在信息没有统一安全策略保障的环境下，它可以轻意的离开企业环境，从而给企业和机构带来不可估量的安全隐患。在统一管理下通过授权与硬件加密的整合解决方案可以有效避免信息扩散与流失。

所有这些挑战需要通过一套统一的、全面的、可扩展的解决方案来完成，使非结构化数据信息的创建、发布、共享、检索、分类、归档的信息生命周期各环节，以恰当的成本为恰当的信息指定恰当的安全保护级别，以确保数据信息的真实性和完整性。

5.文档管理系统

内容管理系统DMS是从非结构化数据信息的整体、全局和发展的角度出发，为保障文档管理成功应用而提供的基础支撑工具。DMS从文档协作与集中管理、流程服务、记录管理、文档捕获与影像处理的规划、设计、部署、运行、维护和管理等不同阶段提供一个可管理、统一、安全、扩展性好的基础体系架构平台。

通过平台+应用的模式来部署和扩展文档管理系统是DMS的基本应用理念。这一模式的核心思想包括“公共基础平台”和“应用解决方案”两个构成部分。基于这种模式的文档管理系统可以通过配置所需应用模块实现随需而变的文档管理应用系统，达到高效灵活和自由扩展的管理企业和机构的非结构化数据信息。

6.系统设计

【参考文献】
[1]GB/T11457 软件工程术语.